Partnere

Partnere er en samlebetegnelse for alle typer kontakter: kunder, leverandører, kundeemner, speditører, certificeringsorganer/kontrolinstanser etc. Din egen profil er også oprettet som en partner og er markeret i oversigten som Min profil.

Du finder dine partnere ved at klikke Partnere i topmenuen. Du kan søge i dine partnere ved at bruge felterne i venstre side.

Sådan oprettes en partner

1. Klik på Partnere i topmenuen.
2. Klik på Tilføj partner i øverste højre hjørne.

Basisinformation

1. Udfyld navn og land som minimum for at oprette partneren.

   

2. Du kan skrive partnerens CVR-nr. i feltet CVR-nr./VAT-id. Så vil tracezilla indhente virksomhedsoplysninger fra Virkdata.
3. Hvis partnerlandet er angivet til Storbritannien (GB), vil der vises et ekstra felt til angivelse af EORI-nr.
4. I feltet Standardvaluta kan du angive den valuta, der primært handles med partneren i.
5. Vælg et Foretrukket sprog, hvis ikke feltet i forvejen er udfyldt korrekt. Sprog skal aktiveres under Virksomhedsindstillinger for at de kan tilføjes til partneren.
6. Feltet Ejet af medarbejder kan bruges til at angive en bruger, som skal vælges som standard for nye ordrer til den pågældende partner. Dette vil overskrive regler sat i ordreindstillingerne.
7. Du kan tilføje tags til partneren. Læs om tags her.
8. Du kan indtaste kontaktoplysninger på partneren i felterne Email, Telefon og Fax
9. Hvis partneren har en hjemmeside, kan du indsætte hjemmesideadressen.

Priser, betingelser …

1. I de øverste felter kan du tilknytte en Prisliste til partneren. Du kan tilknytte en prisliste for indkøb for leverandører og en prisliste for salg for kunder. Hvis ikke der er oprettet en prisliste, kan du automatisk oprette én ved at sætte flueben. Læs mere om prislister.

   

2. Du kan angive en Kreditgrænse for hvilket beløb kunden må købe for uden at have betalt. Dette er knyttet til den kundesaldo, som er angivet i partnervisningen. Kundesaldoen hentes automatisk fra regnskabssystemet e-conomic, såfremt integrationen er konfigureret og slået til. Ved overskridelse af kreditgrænsen vil det udløse en besked markeret med rød for partneren, når du opretter en salgsordre. Se eksempel herunder.
3. Du kan vælge en såkaldt Fakturahandling. Det er en handling, som udløses af, at en faktura oprettes. Her kan du eksempelvis vælge, at når en faktura oprettes til denne kundepartner, så skal den sendes via E-mail, EDI eller begge dele. Du kan også blot vælge at få vist dokumentet som PDF.
4. Feltet E-fakturerings ID skal bruges, hvis der skal faktureres elektronisk til udenlandske kunder.
5. Du kan vælge Standard Betalingsbetingelser for partneren f.eks. Netto 14 dage. Hvis du vælger betalingsbetingelsen Brugerdefineret eller Forudbetalt, skal du huske at indtaste en tekst nedenunder f.eks. “50% payment in advance”.
6. Du kan vælge Standard Leveringsbetingelser for partneren. Læs mere om INCOTERMS.
7. I feltet Vejledende udsalgspriser valuta, kan du vælge i hvilken valuta vejledende udsalgspriser skal fremgå på fakturadokumenter. Hvis du ikke ønsker disse priser vist, lad da feltet stå med Vis ikke vejledende udsalgspriser. Før priserne kan ses på fakturadokumenter, skal de vejledende udsalgspriser være tilknyttet de relevante varearter.
   Læs mere om Vejledende udsalgspriser her.
   Læs mere om opsætning af varearter her.
8. Med feltet Skjul sporbarhedsoplysninger på dokumenter kan lot/batchnummer og lignende skjules fra dokumenter for den givne partner.

Relationer

1. Under fanen Relationer kan du angive nogle faste mønstre for, hvad der skal ske, når du opretter en ordre, hvor denne partner indgår. Du kan også angive en overordnet partner. Læs mere længere nede i vejledningen.

Avanceret

1. Under fanen Avanceret er der mulighed for at tilpasse GS1-pallelabels for den enkelte kunde, hvis den afviger fra GS1-128 pallelabel standarden. Kontakt os gerne for mere information.

   Der kan bruges følgende AI (application identifiers): 00, 02, 10, 15, 17, 37, 400, 410 og så hide for at skjule en stregkode. Brug semikolon til at angive flere AI i samme stregkode.

2. Når du er færdig med at indtaste informationer, skal du klikke på Gem og tilføj lokation nederst i højre hjørne af dialogvinduet. Du bliver nu sendt videre til Tilføj lokation.

Tilføj lokation

Basisinformation

1. Indtast adressen på partnerens lokation. Bemærk! Hvis der på dokumenter skal fremgå et bestemt navn til adressen, f.eks. navnet på en afdeling, skal den indtastes i adresselinje 1, mens gadenavn og husnummer indtastes i adresselinje 2. Det er relevant hvis en virksomhed har flere afdelinger på en adresse, og varerne skal leveres til en bestemt afdeling.

   

2. Giv partneres lokation et navn f.eks. Hovedkontor, Centrallager eller lignende. Lokationsnavnet er til internt brug i tracezilla, for lettere at kunne identificere lokationen, når lokationen vælges ved oprettelse af ordrer. Lokationsnavnet vil ikke vises på dokumenter.

3. Feltet Modtagers navn indtastes kun, såfremt partnernavnet skal overskrives af et andet navn på dokumenter. Se eksempel her.

4. I feltet kontaktinformation kan du indtaste en valgfri kontaktoplysning f.eks. et telefonnummer, en e-mailadresse eller lignende. Kontaktinformationen bruges internt. Alternativt kan der oprettes en Kontakt, som tilføjes til en ordre, hvis kontaktinformationen skal med på dokumenter.

Pakkeshops

1. Du kan knytte en given GLN pakkeshop til en lokation, hvis du benytter Shipmondo-integrationen i tracezilla, og du har behov for at angive at varerne skal leveres til en pakkeshop fremfor kundens adresse.

EDI

1. I fanen EDI kan du indtaste Global Location Number (GLN/EAN) som f.eks. benyttes ved fakturering via EDI eller Nemhandel (EAN - fakturering til offentlige institutioner). Hvis partneren er oprettet via CVR nr. bliver der automatisk tilføjet EAN, såfremt der kun er ét. Hvis der er flere GLN, skal det enkelte, unikke nummer angives for hver adresse under virksomheden. Du kan læse mere om GLN her. Husk også at angive EDI-metode i så fald.

2. Vælg en EDI metode, hvis du ovenfor har indtastet GLN/EAN.

   - Nemhandel: NemHandel er obligatorisk at bruge, når du handler med den offentlige sektor.
   - EDIFACT: FN standard som anvendes til udveksling af forretningsdokumenter herunder ordrebekræftelser, transportbookinger og fakturaer. Større private virksomheder anvender EDIFACT f.eks. Coop, Salling og Dagrofa.
   - PEPPOL: International standard til fakturering af offentlige myndigheder.

Avanceret

1. I fanen Avanceret kan en lokation tildeles en referencekode, som du selv finder på og som f.eks. kan bruges som forkortelse for lokationen. Referencekoden benyttes kun internt i tracezilla.

   

2. Du kan indtaste en web-adresse, hvis tilgængelig.

3. Du kan tilføje tags til lokationen, og disse kan bruges til at angive fragtzoner. Læs om tags her.

4. Under Øvrige kan du angive, at varer på en (lager)lokation skal føres ind og ud uden sporbarhed. Så vil alle varer som føres til denne lokation være uden sporbarhed, også selvom varepartiet tidligere var sporbart, f.eks. til brug for iPos-integrationen.

5. Under Øvrige kan du også angive, hvis lokationen er en person. Denne funktion kan anvendes, hvis der sendes ordrer til privatpersoner. Der kan eventuelt oprettes en lokation pr. privatperson under én samlet partner.

6. Medlemsorganisations-ID og Medlemsorganisation medlems-ID anvendes til tracezillas Fiskeristyrelsen integration
7. EMCS trader-ID og EMCS myndigheds-ID indtastes i forbindelse med Mængderegnskab.
8. Klik på Gem for at oprette lokationen.

Overordnet organisation

Hvis du har oprettet flere partnere fra samme organisation grundet forskelligt CVR-nr. eller faktureringsbetingelser, kan du angive en overordnet organisation for partnerne. Det kan være nyttigt, hvis du ønsker at se resultater i rapporter f.eks. salgstal for en overordnet organisation eller anvende forecasting-funktionen.

Du skal først oprette den overordnede organisation som en ny partner, som beskrevet i starten af denne vejledning. Du skal som minimum udfylde navn og partnerland. Du kan selvfølgelig udfylde alle andre informationer, du finder relevant.

1. Klik på Partnere i topmenuen og vælg Find partner.
2. Klik på Tilføj partner for at oprette den overordnede organisation.
3. Når den overordnede organisation er oprettet, kan du finde én af de partnere, hvor den overordnede organisation skal angives.
4. Klik på Rediger i sektionen Basisinformation.
5. Gå til fanen Relationer.
6. Vælg den nyoprettede partner i feltet Overordnet partner.
7. Klik Gem.

Relationer

Under fanen Relationer kan du angive nogle faste mønstre for, hvad der skal ske, når du opretter en ordre, hvor denne partner indgår.

Når du angiver relationer for en partner, vil felterne være forudfyldt, når du opretter en ordre, hvor partneren indgår, og du sparer en arbejdsgang. Du kan også angive relationer på din egen partnerprofil.

Du kan selvfølgelig overskrive det på ordren, hvis der skulle være en undtagelse.

Eksempler

Hvis du ofte bruger den samme speditør til at fragte til og fra en bestemt kunde eller leverandør:

• På kundens partnerprofil: Sæt Ordretype til Salg sæt Partnerrolle til Speditør; vælg den faste speditør under Partner; vælg den lokation, der anvendes under Lokation.
• På leverandørens partnerprofil: Sæt Ordretype til Indkøb; sæt Partnerrolle til Speditør; vælg den faste speditør under Partner; vælg den lokation, der anvendes under Lokation.

Hvis du sælger varer til en butik i en supermarkedskæde via EDI (f.eks. Dagrofa), og fakturaen ikke skal sendes til butikken, men til supermarkedskæden:

• På butikkens partnerprofil: Sæt Ordretype til Salg, sæt partnerrolle til Faktureres til; vælg supermarkedskæden under Partner; vælg den lokation hos partneren, der skal faktureres til.

Hvis du har et bestemt lager, du som regel får sendt varer til og et bestemt lager, du som regel sender varer fra.

• På din egen partnerprofil: Sæt Ordretype til Indkøb; sæt partnerrolle til Leveres til; vælg din egen virksomhed under Partner; vælg den lokation der skal leveres til (dit lager).
• Klik Tilføj en til. Sæt Ordretype til Salg, sæt partnerrolle til Afhentes fra, vælg din egen virksomhed under Partner, vælg den lokation der skal Afhentes fra (dit lager). Det kan godt være samme lager begge steder.

Husk at klikke Gem.

Leveringsprofil

Du kan lægge en leveringsprofil ind for din partner. Med leveringsprofilen kan du angive hvilke ugedage en kunde ønsker leveret eller en leverandør kan levere. For hver leveringsdag kan du angive antal dage fra afhentning til levering.

Leveringsprofiler kan anvendes

• i et manuelt flow, hvor leverings- og afhentningsdato forudfyldes på ordrer til den pågældende partner. Det er muligt at slå automatikken fra på den enkelte ordre.
• i det automatiserede drop-shipping-flow, hvor indkøbs- og produktionsordrer oprettes automatisk på baggrund af salgsordrer
• i B2B Commerce så ordrer fra kunder med leveringsprofil oprettes til levering på bestemte ugedage

Spærring

Du kan spærre en partner. Dette kan være aktuelt, hvis du f.eks. ikke længere har kontrakt med en tidligere partner. Klik Rediger og vælg fanen Spærring. Sæt flueben ved Partneren er spærret! Du får efterfølgende muligheden for at vælge en erstatningspartner.

Certifikater

Du kan tilføje et certifikat til partner. Det er eksempelvis relevant hvis du producerer og markedsfører/handler med økologiske fødevarer, hvor det er et krav at du indhenter og arkiverer dine leverandørers økologicertifikater og -certifikater. For mere information om de konkrete regler for økologi henviser vi til Fødevarestyrelsen.

Det certificeringsorgan/kontrolinstansen, som udsteder certifikatet, oprettes også som en partner f.eks. Fødevarestyrelsen eller Fairtrade. Læs mere om certifikater.

Partnerkommentar

tracezilla fungerer også som en samarbejdsplatform. Du og dine kolleger kan indtaste en kommentar til en partner f.eks. en vigtig bemærkning eller særlige betingelser, som I skal huske på, når I behandler ordrer med den pågældende kunde/leverandør/producent.

Partnerkommentaren bruges kun internt i systemet og vil være skjult for partneren. Det vil sige at partnerkommentaren ikke sendes med på dokumenter.

Partnerkommentaren vil vise sig som en sektion på alle ordrer. Sektionen kan foldes ind og ud. Hvis der er indtastet mange kommentarer, vil det dermed ikke forstyrre visningen af ordren, når kommentaren er foldet ind.

Hvis der er tilknyttet en kommentar til den pågældende partner, vil sektionen blinke langsomt rød seks gange, når man netop går ind på ordren. Derefter vil sektionen være markeret med rød, for at påminde om, at der er en kommentar.

Hvis der redigeres ellers oprettes en ny partnerkommentar, vil dette fremgå af en ordre i den første måned efter oprettelse. Dette markeres med et gult felt med teksten Ny kommentar under Partnerkommentarer i ordren.

Kontakter

Kontaktperson på dokumenter
Når en kontakt er oprettet, kan kontakten sættes som kontaktperson på dokumenter. Det kan eksempelvis være den kontaktperson hos en kunde som har bestilt nogle varer. Så ved I hvem I skal kontakte i forbindelse med spørgsmål til bestillingen eller hvis der sker nogle utilsigtede hændelser, som gør at I ikke kan levere alle varer på samme tid.

Hold styr på dine partneres kontaktoplysninger
Du kan også oprette kontakter for at du nemt kan søge dem frem i forbindelse med at du skal kontakte en kunde, leverandør, speditør eller andre partnere. Så har du kontaktoplysningerne lige ved hånden.

Tilføj en kontakt for at tilføje flere modtagere af e-mails
Når du sender e-mails med dokumenter fra tracezilla, kan du sende den til flere modtagere. For at sende til flere modtagere, oprettes en kontakt.

Du kan vælge hvilke dokumenter kontakten må modtage via e-mail ved at sætte flueben. Alle kontakter for en partner, som har fået sat flueben ved dokumenttypen faktura, vil således modtage fakturaen med mail.

Eksempel

En faktura skal sendes med e-mail til to kontaktpersoner og en fakturamodtager (fakturamail), Jens Jensen, Hans Hansen og Bogholderi@test.dk

Der oprettes en kontakt for Jens Jensen, jens@test.dk
En kontakt for Hans Hansen, hans@test.dk
Og en kontakt for fakturamodtageren, bogholderi@test.dk

For alle kontakter sættes der flueben ved dokumenttypen Faktura og Kreditnota. Tjek at alle de ønskede mailadresser fremgår af modtagerfeltet første gang du sender en e-mail til kunden.

Hvis der ikke er oprettet en kontakt
I de tilfælde hvor der ikke er oprettet nogle kontakter eller hvor der ikke er sat flueben ved den pågældende dokumenttype, som man gerne vil sende, vil den e-mail som står i basisoplysningerne anvendes.

Du kan tilføje flere e-mail-adresser manuelt, når dokumenterne sendes med e-mail, f.eks. hvis det er et enkeltstående tilfælde.

Vedhæft filer til kunder, leverandører, transportører eller andre partnere

Du kan uploade og vedhæfte filer til partnere, så de er let tilgængelige for dine kolleger, som du samarbejder med i tracezilla.

Du kan eksempelvis vedhæfte handelsaftaler eller andre dokumenter, som er nyttige at kunne tilgå i tracezilla i forbindelse med ordrehåndtering.

Læs mere om upload af filer til tracezilla her.

Genveje fra partneren og nyttige informationer

Det er muligt at se på den enkelte partner, hvor meget meget I har til gode hos kunden, og hvor meget I har tjent på salg for den pågældende kunde. For leverandører, producenter og speditører kan du se hvor meget I har købt for/betalt den enkelte partner samt hvor mange ordrer partneren er en del af.

Sendte beskeder er en genvej til at få overblik over, hvilke dokumenter som er sendt til partneren via e-mail. Ved at klikke på Sendte beskeder vil du blive dirigeret videre til arkivet over sendte e-mails.

Varearter viser antallet af varearter, hvor der er tilføjet en partnerrelation, således at varearten er knyttet til partneren. Klik på genvejen for at se listen over de pågældende varearter.

Kundesaldoen viser hvor stort et tilgodehavende I har dvs. det som I har faktureret kunden for, men som kunden endnu ikke har betalt. Kundesaldoen vil falde efterhånden som kunden betaler. Tallet er fra e-conomic og synkroniseres løbende. Du kan se hvornår betalingsstatussen senest er synkroniseret ved at føre musen hen over kundesaldoen.

Indtægter viser hvor meget en kunde har købt for eller hvor meget virksomheden har købt for hos en leverandør. Det er summen af salgsordrernes/indkøbsordrernes værdi.

Antal ordrer viser for hvor mange ordrer som partneren er en del af fordelt på ordretype f.eks. antal salgsordrer til en kunde. Hvis du klikker på teksten der hvor der står Salg: x (antal), vil du blive dirigeret om til oversigten over salgsordrer, hvor de salgsordrerne for kunden vil vises.

Ved siden af informationerne om ordrer, indtægter og kundesaldo er der en genvej til at oprette ordrer. Klik på Opret i øverste højre hjørne. En del af ordrehovedet vil være forudfyldt med partnerens detaljer.

Massehandlinger

Der er mulighed for at foretage forskellige massehandlinger i Partnere-oversigten.

Handlingerne vil vil blive anvendt på alle partnere, hvor der er sat flueben.

Følgende massehandlinger er tilgængelige for partnere:

• Tilføj tag
• Fjern tag
• Sæt overordnet partner: Vælg en paraply-organisation f.eks. hvis kunden er en butik, som er med i en detailkæde.
• Sæt kundefase: Kundefasen benyttes i menupuktet CRM til at danne sig et overblik over aktive kunder, leads mv.
• Sæt ejer: Vælg en bruger, som er kundens/leverandørens primære kontaktperson fra jeres virksomhed.
• Sæt sprog: Sproget benyttes ved oprettelse af dokumenter.
• Sæt valuta: Vælg den valuta, som du handler med kunden/leverandøren i.
• Sæt vejl. udsalgspris valuta: Benyttes til at sende varekatalog med vejledende udsalgspriser - pris indstilles på varearter.
• Sæt fakturahandling: Fakturahandlingen er det, som der skal ske lige efter en faktura er oprettet på en salgsordre.
• Prisliste, Indkøb: Tilknyt en prisliste til en eller flere leverandører.
• Prisliste, Salg: Tilknyt en prisliste til en eller flere kunder. Bemærk venligst, at det ikke er nødvendigt at tilknytte en global prisliste.
• Relationer: Faktureres til: Tilføj en standard fakturaadresse som skal fremkomme på salgsordrer.
• Relationer: Speditør: Tilføj en standard transportør som benyttes ved indkøb/salg for den pågældende partner.
• Slet valgte: Kun partnere, der ikke er allerede er taget i brug, kan slettes fra applikationen.