Importskabelon til partnere
Du kan hente en importskabelon for partnere, således at det er muligt at oprette eller opdatere partneroplysninger for flere partnere på samme tid. Importskabelonen indlæses derefter i tracezilla igen ved at filen uploades.
Hvis det er første gang, du skal indlæse partnere, og du ikke anvender e-conomic til formålet, kan det være en fordel at oprette en enkelt partner i tracezilla inden importskabelonen hentes ned, så du kan se hvilke informationer der skal stå i hvilke felter og i hvilket format.
NB: Det er muligt at redigere i partnere i tracezilla samtidig med, at du har importskabelonen liggende lokalt på din computer, så vent ikke for længe med at indlæse ændringer via importskabelonen. Det kan potentielt skabe modstridende data eller overskrive ændringerne, som er foretaget i tracezilla. Aftal gerne med andre brugere, at der ikke redigeres i applikationen, mens partnere er ved at blive opdateret lokalt på en fil.
I tilfælde af fejl i dataene, vil du få besked om i hvilken kolonne og række der er fejl i, samt hvad fejlen skyldes.
Importér partnere
- Klik på Partnere i topmenuen.
- Klik på Importér i øverste højre hjørne.
- Klik på Hent importskabelon i dialogvinduet.
- Udfyld eller rediger felterne i importskabelonen. Husk at gemme filen lokalt på din computer, når du har foretaget ændringer.
- Når du er færdig med at oprette eller redigere partnere, gå da tilbage til tracezilla.
- Klik på Upload fil i dialogvinduet.
Sådan udfyldes importskabelonen
Venstre kolonne i nedenstående tabeller er opdelt efter faner, og viser kolonneoverskriften i Excelarket. Højre kolonne giver en forklaring på hver kolonneoverskrift.
Partnere
| Kolonnenavn | Forklaring |
|---|---|
| ID | Dette ID er generet automatisk og må hverken slettes eller redigeres. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte ID. |
| Partnernavn | Her indtastes partnerens virksomhedsnavn. Navnet kommer til at fremgå af dokumenter, såsom fakturaer. |
| CVR-nr/VAT-id | Her indtastes partnerens CVR-nr eller VAT-id. Du kan finde det på partnerens hjemmeside eller på Virk.dk |
| Ekstern ref. | Undlad at udfylde feltet. Information bruges internt i systemet. |
| Land | Her indtastes landekoden for partnerens hjemland fx DK for Danmark eller GB for Great Britain. Find landekoder her. |
| Valuta | Her angives møntfoden som partneren modtager og betaler i. Det skal angives i standardforkortelsen af valutaen i henhold til ISO 4217 fx DKK for den danske krone eller GBP for det britiske pund. Find standardforkortelsen her. |
| Sprog | Vælg det sprog som skal fremgå af dokumenter, som sendes til partneren. Sproget skal angives i sprogkode fx da for danish eller en for english. Find sprogkoder her. Tekststrengene på dokumenter skal herefter oversættes. Følg vejledningen her. |
| Hjemmesideadresse | Her angives partnerens hjemmesideadresse i formatet https://eksempel.dk/ |
| Her angives partnerens e-mail fx eksempel@eksempel.com. Denne anvendes som modtageradresse for dokumenter, fx fakturaer, når der ikke er tilføjet en kontakt til en partner. |
|
| Telefon | Her indtastes partnerens telefonnummer. |
| Fax | Her indtastes partnerens faxnummer. |
| Betalingsbetingelse, metode | Her vælges en standard metode for betalingsbetingelse for partneren fx Netto dage. Se betalingsbetingelserne i applikationen. |
| Betalingsbetingelse, tekst | Indtast en tekst, som passer til betalingsbetingelsens metode ovenfor fx Netto 14 dage. Se betalingsbetingelserne i applikationen. |
| Betalingsbetingelse, dage | Indtast antal dage for betalingsbetingelsen som passer til dit valg i de to ovenstående felter fx 14. |
| Std. leveringsbetingelse | Indtast evt. forkortelsen for leveringsklausulen for leveringsbetingelsen for partneren i henhold til INCOTERMS fx DDP eller Ex Works. Læs mere om INCOTERMS. |
| Std. leveringsbetingelse, tekst | Indtast evt. en brugerdefineret tekst for leveringsbetingelsen for partneren. Denne bliver vist på dokumenter såsom følgesedler. |
| Prisliste (Indkøb) | Hvis du har oprettet en prisliste med indkøbspriser på råvarer, kan du kopiere navnet fra applikationen og tilknytte prislisten til en partner. Så vil priserne på varer automatisk hentes fra denne prisliste, når du opretter en indkøbsordre med denne partner som leverandør. |
| Prisliste (Salg) | Hvis du har oprettet en prisliste med salgspriser, kan du kopiere navnet fra applikationen og tilknytte prislisten til en partner. Så vil priserne på salgsvarer automatisk hentes fra denne prisliste, når du opretter en salgsordre til denne kunde. |
| Vejledende udsalgspris valuta | Her indtastes valuta for vejledende udsalgspriser, såfremt dette ønskes vist på fakturadokumenter. F.eks. DKK, EUR, USD, GBP, etc. Læs mere om vejledende udsalgspriser her. |
| Spærret | Kan være: Ja eller Nej. Ved oprettelse af en ny partner, skal der stå Nej. En partner kan ikke slettes, men skal i stedet spærres. Ved at spærre partneren, kan partneren ikke anvendes i forbindelse med ordrer. Partneren vil herefter være markeret med en rød alarmmeddelelse med teksten Spærret. |
| Oprettet | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
| Opdateret | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
Lokationer
| Kolonnenavn | Forklaring |
|---|---|
| ID | Dette ID er generet automatisk og må hverken slettes eller redigeres. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte ID. |
| Partner ID | Undlad at ændre eller udfylde dette felt. |
| Partner | Kopier og indsæt partnernavnet på den partner, du ønsker at indtaste informationen for. |
| Referencekode | Her kan indtastes en referencekode. |
| Lokation | Kan være: Tal og bogstaver. Indtast et kendenavn for lokationen. Fx “Hovedkontor”, “Produktion”, “Lager”, etc. |
| Hjemmesideadresse | Her kan angives en evt. hjemmesideadresse for lokationen i formatet https://eksempel.dk/. |
| Land | Her indtastes landekoden for lokationen, fx DK for Danmark eller GB for Great Britain. Find landekoder her. |
| Adresse | Indtast den fysiske adresse for lokationen. |
| Adresselinje 2 | Indtast en evt. 2. adresselinje. |
| Stat/provins/region | Angiv evt. stat, provins e.lign, hvis nødvendigt. |
| Postnummer | Angiv postnummer. |
| iBy | Angiv by. |
| Spærret | Kan være: Ja/Nej Hvis lokationen skal være aktiv skrives Nej. Hvis du vil spærre lokationen skrive Ja. |
| Oprettet | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
| Opdateret | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
Certifikater
| Kolonnenavn | Forklaring |
|---|---|
| ID | Dette ID er generet automatisk og må hverken slettes eller redigeres. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte ID. |
| Partner ID | Undlad at ændre eller udfylde dette felt. |
| Partner | Kopier og indsæt partnernavnet på den partner, du ønsker at indtaste informationen for. |
| Certificering | Kan være: En partner Indtast partnernavnet på certificeringsorganet, fx “Fødevarestyrelsen” |
| Reference | Angiv en certificeringsreferencekode |
| Certifikat url | Indtast http link til offentligt certifikat. |
| Udstedt | Angiv udstedelsesdato i tidsformatet åååå-mm-dd. |
| Gyldig fra | Angiv første gyldighedsdato i tidsformatet åååå-mm-dd. |
| Udløber | Angiv sidste gyldighedsdato i tidsformatet åååå-mm-dd. |
| Oprettet | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
| Opdateret | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
Kommentarer
| Kolonnenavn | Forklaring |
|---|---|
| ID | Dette ID er generet automatisk og må hverken slettes eller redigeres. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte ID. |
| Partner ID | Undlad at ændre eller udfylde dette felt. |
| Partner | Kopier og indsæt partnernavnet på den partner, du ønsker at indtaste informationen for. |
| Kommentar | Indtast en selvvalgt kommentar. |
| Oprettet af, Navn | Indtast brugerens navn. |
| Oprettet af, Email | Indtast brugerens emailadresse. |
| Oprettet | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
| Opdateret | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
Kontakter
I denne fane oprettes Kontakter. Kontakter skal fx tilknyttes, hvis der er en fast modtager af dokumenter hos partneren, eller hos en samarbejdspartner.
| Kolonnenavn | Forklaring |
|---|---|
| ID | Dette ID er generet automatisk og må hverken slettes eller redigeres. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte ID. |
| Partner ID | Undlad at ændre eller udfylde dette felt. |
| Partner | Kopier og indsæt partnernavnet på den partner, du ønsker at indtaste informationen for. |
| Kontaktens navn | Angiv kontaktens navn. |
| Angiv kontaktens emailadresse. | |
| Telefon | Angiv kontaktens telefonnr. |
| Mobil | Angiv kontaktens mobiltelefonnr. |
| Er dette kontakten der skal vælges som standard? | Kan være: Ja/Nej Hvis lokationsfeltet er tomt, vil kontakten være standard for alle lokationer. |
| Kommentar | Indsæt evt. en kommentar. |
| Oprettet | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
| Opdateret | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
Tags
Denne fane bruges til at oprette og redigere partner-tags.
| Kolonnenavn | Forklaring |
|---|---|
| Partner ID | Undlad at ændre eller udfylde dette felt. |
| Partner | Kopier og indsæt partnernavnet på den partner, du ønsker at indtaste informationen for. |
| Tag | Kan være tekst og tal. Her kan du skrive et tag som du vil tildele partneren. Hvis tagget ikke eksisterer i forvejen, vil det blive oprettet. Læs her om tags. Du kan tilføje flere tags ved at kopiere og indsætte samme partnernavn i næste række. |
| Oprettet | Dette felt udfyldes automatisk. Slet eller rediger ikke teksten. Lad feltet forblive tomt eller med det på forhånd tildelte tidsstempel. |
| Fjern | Kan være: Ja/Nej Når tagget skal oprettes, skal der stå Nej i feltet. Hvis du ønsker at slette et eksisterende tag, skal du skrive Ja. |