Vejledninger

Dokumentation af tracezilla

Økologiregnskab i tracezilla

tracezilla understøtter fødevarevirksomheder i at føre økologiregnskab. Du kan læse mere om hvad et økologiregnskab er i ordbogen her.

Introduktion til økologiregnskabets dele

tracezilla gør det enklere at føre økologiregnskab for fødevarevirksomheder, som håndterer og markedsfører økologiske fødevarer. For at lave økologiregnskabet, kan du bruge følgende funktioner i tracezilla:

  • Opskrifter. Læs om oprettelse af opskrifter (recepter) her.
  • Certifikater. Læs om fødevarecertifikater i ordbogen her. Læs om tilføjelse af certifikater i tracezilla her.
  • Lageroptælling. Du kan læse om, hvordan du laver lageroptælling i tracezilla her.
  • Input-output regnskab. Du kan læse om, hvordan en input-output rapport genereres i tracezilla her.
  • Afvigelsesrapporten til at identificere eventuelle afvigelser, som ses af input-output regnskabet. Du kan læse mere om rapporten her.

 

Sådan føres økologiregnskabet

Første gang i tracezilla: Få stamdata på plads

Hvis det er første gang du skal lave økologiregnskab i tracezilla, så følg vejledningen nedenfor:

1. Start med at oprette certificeringsorganet (kontrolindstansen) som partner.
Danske virksomheder kontrolleres af Fødevarestyrelsen. Derfor kan det være en fordel at navngive certificeringsorganet “Fødevarestyrelsen”. Tilføj certificeringsorganet ved at klikke på partnere i topmenuen. Klik på Tilføj partner i øverste højre hjørne. Udfyld felterne - det er kun Land og Partnernavn som er obligatoriske.


2. Tilknyt certificeringsorganet til dine økologiske varer.
For at tracezilla ved hvilke varearter, der skal laves balanceregnskab af, skal du angive certificeringsorganet på de økologiske varearter. Den nemmeste måde at gøre det på, er at hente en fil ned med dine varearter, og uploade filen til tracezilla, når du har tilføjet certificeringsorganet. Klik på Lager i topmenuen og vælg Varearter i menuen. Klik på Importer og derefter Hent importskabelon. Kopier navnet på certificeringsorgan-partneren fra tracezilla og sæt det ind i Excel-arket under kolonne BD ud for de varearter, som er økologiske. Derefter skal importskabelonen uploades samme sted i tracezilla.

 

Opgør din lagerbeholdning

Du skal optælle dit lager i starten af en ny opgørelsesperiode. Du skal selv fastlægge, hvor ofte økologiregnskabet skal opgøres. Dette skal du have beskrevet i dine økologi-egenkontrolprocedurer, som udmunder i økologirapporten. Perioden kan være mellem 1-6. måned.

Sørg for at få alle varer med, færdigvarer såvel som råvarer. Husk at notere sporbarhedsoplysninger fx lot-nummer og holdbarhedsdato for hvert vareparti. Du kan udskrive en lageroptællingsliste eller hente en fil ned på din computer fra tracezilla til formålet. Læs mere om optællingsfunktionen her.

 

Balancerapporten

Ifølge økologibekendtgørelsen skal virksomheder kunne dokumentere en balance mellem indgående og udgående varer. Dette gøres i tracezilla ved hjælp af det ovennævnte input-output regnskab.

Input-output regnskabet beregnes på baggrund af en optælling af den fysiske lagerbeholdning og dine registreringer via ordrer i tracezilla. Når mængderne af dine varer er justeret efter lageroptællingen, vil eventuelle afvigelser fremgå af input-output regnskabet.

Du finder input-output regnskabet ved at klikke på Lager i topmenuen og vælge Input-out regnskab i menuen.

 

Begrundelse for større afvigelser

I virksomhedens økologirapport skal der fastsættes en værdi for, hvad  virksomheden betragter som en markant eller større difference mellem indgående og udgående varer. Denne værdi i procent begrundes i en beskrivelse af regnskabsproceduren for økologiregnskabet. Fødevarestyrelsen foreslår, at en markant difference kan fastsættes til 5%. Ved differencer over 5% i input-output rapporten skal du redegøre for, hvad der kunne være en sandsynlig årsag til, at der er en uoverensstemmelse mellem de registrerede indgående og udgående varer. Du skal også beskrive, hvordan du vil forsøge at nedbringe differencen i den kommende opgørelsesperiode.

Hvis der fremgår større afvigelser af input-output regnskabet, kan du bruge Afvigelsesrapporten til at identificere hvor afvigelserne er opstået henne. Hvis der står 0 under kolonnen Forventet er det en indikator for, at der ikke er tilknyttet en opskrift til produktionsordren, og det vil give en difference i input-output rapporten. Derudover vil den største afvigelse placeres øverst i rapporten, så det er hurtigere og lettere at identificere den uhensigtmæssige afvigelse. Læs mere om rapporten her.

 

Samlet set: økologiregnskabet

Lageroptællingen, input-output regnskabet og eventuelle begrundelser for større afvigelser udgør tilsammen økologiregnskabet. Derudover er bilag såsom fakturaer og opskrifter dokumentation i forbindelse med økologiregnskabet.

 

Relevante dokumenter i forbindelse med økologikontrol

økologikontrollen udføres som en del af den almindelige fødevarekontrol som foretages af Fødevarestyrelsen. Når Fødevarestyrelsen kommer på besøg er det især relevant at have følgende dokumenter ved hånden foruden virksomhedens dokumenter angående egenkontrol og risikoanalyse:

Derudover kan Fødevarestyrelsen under økologikontrollen foretage en såkaldt krydskontrol, hvor de spørger ind til tilfældige leverancer og dokumenter vedrørende leverancerne. Det kan derfor være en fordel at disse dokumenter også er lette at tilgå under kontrolbesøget.

 

Indhold