Lageroptælling og registrering af tab
Du kan ajourføre mængden af et vareparti på lager med en justering eller i forbindelse med lageroptælling.
Lageroptælling er en vigtig del af at holde din lagerbeholdning ajour udover løbende registreringer via ordrer. Lageroptælling er også en væsentlig del af at føre økologiregnskab.
Registrering af tab
- Klik Lager i topmenuen og vælg Varepartier i menuen.
- Find varepartiet i listen. Du kan søge det frem ved at brug søgefelterne i venstre side.
- Klik på den blå knap ud for varepartiet og vælg Justér.
- Ændringsdato udfyldes automatisk med dags dato. Husk at rette denne, hvis varerne er taget ud af beholdningen en anden dag.
- Du kan indtaste en Kommentar med beskrivelse af årsag til at varerne tages ud af beholdningen.
- Vælg årsagen til ændringen, f.eks. om varerne er kasseret/tabt. Årsagen kommer til at fremgå i lagerrapporter, og har betydning for overførsel af lagerjusteringsposter til dit regnskabsprogram.
- Udfyld Faktisk antal, fysisk på lager. I feltet skal du indtaste det nye antal du har på lager. Det beregnes automatisk hvor meget der er vundet eller tabt i forhold til hvad du før havde på lager.
- Klik på Justér mængde for at oprette justeringen.
NB. Du kan kun justere mængden på varepartier med status På lokationen.
Lageroptælling
Når der fortages status (lageroptælling) i virksomheden, kan du enten
- udskrive en fysisk liste fra tracezilla til at notere antallet af varer på lager med en kuglepen
- hente en XLSX-fil og notere antallet af varer i et regneark, som kan indlæses i tracezilla efterfølgende
- notere antal varer på lager direkte ind i tracezilla applikationen, så det registreres med det samme
NB! Det er væsentligt, at du forinden lageroptællingen opdaterer statussen på dine åbne ordrer.
Sørg for at markere ordrer som Afsendt eller Leveret, så det stemmer overens med virkeligheden. tracezillas optællingsliste er baseret på, hvad du har fysisk på lager i følge registreringerne.
Har du glemt at oprette og modtage en indkøbsordre, vil varerne derved ikke fremgå af lageroptællingslisten.
Varer som er pakket på en palle til en salgsordre, men som endnu ikke er sendt ud, kan markeres som plukket under salgsordrens levering.
Fysisk optællingsliste
- Klik på Lager i topmenuen og vælg Optælling i menuen.
- Brug filtrene i venstre side. Som udgangspunkt står Optællingsdato til dags dato. Du kan afgrænse optællingslisten til en bestemt Lokation, og du kan ydermere dele optællingen op vha. Tags f.eks. emballage, råvarer, færdigvarer osv. Der er flere muligheder for at tilpasse lageroptællingslisten i menuen til venstre.
-
Klik på Udskriv optællingsliste øverst i højre hjørne.
- Du kan nu udskrive optællingslisten og optælle lageret på den valgte lokation.
- Du kan også eksportere listen til Excel og derefter uploade den i tracezilla. Klik på Importér og vælg en liste for varepartier med sporbarhed eller uden sporbarhed, hvorefter Excel-filen downloades ved at klikke på Hent importskabelon. For at føre optællingen ind i tracezilla klikkes på Importér og derefter Upload.
XLSX-fil
- Klik på Lager i topmenuen og vælg Optælling i menuen.
- Brug filtrene i venstre side. Som udgangspunkt står Optællingsdato til dags dato. Du kan afgrænse optællingslisten til en bestemt Lokation, og du kan ydermere dele optællingen op vha. Tags f.eks. emballage, råvarer, færdigvarer osv. Der er flere muligheder for at tilpasse lageroptællingslisten i menuen til venstre.
- Klik på Importér øverst til højre.
- Der er forskel på felterne i optællingsarket, alt efter om varerne er sporbare eller ikke. Download en XLSX-fil Med sporbarhed og en fil Uden sporbarhed for at sikre at alle varer bliver talt op.
- Klik på Hent importskabelon.
- I den hentede fil, kan antal varer på lager noteres i den grønne kolonne Fysisk på lager, Optalt.
- Husk at gemme filen lokalt på din computer, når lageroptællingen er foretaget.
- Gå tilbage i tracezilla under Lager > Optælling og klik på Importér.
- Vælg Upload fil. Afvent meddelelsen Succes! Filen blev importeret.
Registrer lageroptællingen direkte ind i tracezilla
- Klik på pilen ved Lager i topmenuen og vælg Optælling i rullemenuen.
- Brug filtrene i venstre side. Som udgangspunkt står Optællingsdato til dags dato. Du kan afgrænse optællingslisten til en bestemt Lokation, og du kan ydermere dele optællingen op vha. Tags f.eks. emballage, råvarer, færdigvarer osv. Der er flere muligheder for at tilpasse lageroptællingslisten i menuen til venstre.
- Under teksten Fysisk på lager i højre side kan du justere mængderne til den mængde, du har optalt. Klik derefter på fluebenet. Hvis mængden, der fremgår af feltet, stemmer overens med den mængde, du har optalt, kan du blot klikke på fluebenet.
TIP: undervejs i optællingen kan du slå specifikke varepartier op vha. filteret Vareart evt. kombineret med Spor. Du kan klikke ind på det enkelte vareparti og se ordreloggen samt flere informationer.
Vær opmærksom på opjustering og dokumentation!
Når varepartierne er tomme, så skyldes det at hele den beholdning som var ført på lager, er registreret til at være forbrugt.
På hvert varepartier er det en ordrelog, som viser hvilke ordrer et vareparti er forbrugt på og eventuelle justeringer. Det vil være uhensigtsmæssigt af hensyn til sporbarheden, hvis der rettes op i antallet af varer i et vareparti, fordi vi ikke kan dokumentere, hvor den “ekstra” mængde kommer fra.
Hvis vi eksempelvis modtager 20 kg af en vare
- 4 kg er forbrugt i en produktion,
- 6 kg i en anden produktion,
- 2 kg i en tredje produktion
- og 8 kg i en fjerde produktion
og der så ved lageroptælling justeret 1 kg op på varepartiet, vil vi ikke kunne dokumentere hvor varepartiet kommer fra.
I det tilfælde bør vi undersøge om vi kan have glemt at rette mængderne til på en produktionsordre (produktionsregistreringer) eller om det ene kg kommer fra et andet vareparti.