Importskabelon til rammeaftaler
Du kan holde styr på dine enkeltaftaler (købs- og salgsaftaler) for rammeaftaler, sende dokumenter vedrørende enkeltaftalen, oprette ordrer på baggrund af denne, og visuelt se progressionen i målsætningen i forhold til den indgåede aftale.
En rammeaftale er en fast aftale (kontrakt) mellem leverandør og kunde som dækker en given periode og fastsætter vilkår for senere enkeltaftaler. Rammeaftaler indgås ofte i forbindelse med etablering af samarbejde.
En rammeaftale omfatter typisk punkter som:
- Ikrafttrædelse og ophør: fra hvornår og til hvornår gælder aftalen?
- Aftaler vedrørende særlige situationer, fx om aftalen kan opsiges, og i så fald, hvordan (med hvilken begrundelse) eller force majeure dvs. ansvarsfrihed hvis man ikke kan levere på grund af krig, pandemier, strejke osv.
- Aftaler vedrørende regulering/ændring i den indgåede aftale og om det er muligt at afvige fra aftalen, fx placere en ordre som ikke er omfattet af aftalen.
Rammeaftale kan derefter munde ud i enkeltaftaler (købs- og salgsaftaler). Selve rammeaftalen med aftale om ovenstående punkter vil ofte være angivet som bilag til enkeltaftalerne.
I tracezilla kan du tilføje dine enkeltaftaler. Enkeltaftalerne indeholder information om hvad der skal leveres, hvor det skal leveres, til hvilken pris og inden for hvilken periode.
Du kan få overblik over, hvordan det går med opnåelse af målsætningen for enkeltaftalerne, som bliver beregnet på baggrund af dine ordrer i tracezilla.
Ved tilføjelse af aftalerne, sætter du regler op for hvilke ordrer der skal tælles med i beregningen ved at angive en afgrænsningsmetode for vareart, vareart tag (en gruppe af varearter) eller omsætning. Du kan også sætte regler op for, at det kun er nogle specifikke ordrer, som tælles med.
Slå udvidelsen Rammeaftaler til
Rammeaftaler er en udvidelse i tracezilla som er tilgængelig for kunder med abonnementerne Handel og Produktion. Funktionen slås til således:
- Klik på virksomhedsnavnet i højre hjørne og vælg Virksomhedsindstillinger.
- Klik på Gå til ud for Udvidelser.
- Slå Rammeaftaler til.
- Genopsfrisk dit browservindue.
Rammeaftalerne er nu tilføjet som et menupunkt under modulerne Indkøb og Salg for hhv. leverandører og kunder.
Tilføj rammeaftaler
Når du skal oprette rammeaftaler i tracezilla, kan det gøres på to måder:
- Opret en enkelt eller få rammeaftaler direkte i applikationen. Dette kan gøres ved at følge denne vejledning.
- Opret flere rammeaftaler samtidig ved hjælp af importskabelon.
Opret rammeaftaler med importskabelon
Når udvidelsen Rammeaftaler er slået til, og du har mange aftaler som skal tilføjes i tracezilla, kan du indlæse dem via en importskabelon. Importskabelonen er en XLSX-fil som er kompatibel med regneprogrammer fx Excel.
- Klik på Salg (ved rammeaftaler for kunder) eller Indkøb (ved rammeaftaler for leverandører). Vælg Rammeaftaler i drop-down menuen.
- Klik på Importér i øverste højre hjørne.
- Klik på Hent importskabelon. Filen bliver nu tilgængelig på din computer.
- Det er vigtigt at du ikke redigerer i kolonne A med navnet ID eller ændrer i navnene i række 1 under hver kolonne. Når du har udfyldt importskabelonen, skal den indlæses igen. Det gør du ved at klikke på Upload fil i dialogvinduet.
- Vælg filen lokalt fra din computer.
- tracezilla vil nu fortælle dig, hvis der er fejl i nogle rækker og kolonner. Ret disse fejl og forsøg at uploade igen.
- Hvis du oplever problemer med indlæsningen, er du velkommen til at kontakte supporten. Send gerne en e-mail hvor importfilen med de udfyldte felter er vedhæftet til support@tracezilla.com
| Kolonneoverskrift | Forklaring |
|---|---|
| ID | tracezilla genererer et unikt ID. Lad dette felt stå tomt. |
| Nummer | Dette nummer tildeles fortløbende, som aftalerne oprettes. Lad dette felt stå tomt. |
| Referencekode | Kan være: Tal og bogstaver. Du kan indtaste en referencekode som vil fremgå af rammeaftaledokumentet. Denne referencekode er typisk et nummer med en reference til den specifikke aftale. |
| Memo | Du kan indtaste en tekst som knytter sig til rammeaftalen fx yderligere betingelser, aftaler, referencer mv. Obs! Teksten vil fremgå af rammeaftaledokumentet. |
| Kunde/Leverandør | Vælg partneren for rammeaftalen. Partneren skal være oprettet på forhånd, for at kunne vælges i feltet. |
| Afgrænsningsmetode | Vælg vareart, vareart tag eller omsætning. Afgrænsningsmetode bruges til at definere rammen for aftalen. I feltet skal du angive om aftalen med leverandøren/kunden er indgået på baggrund af - Hvor meget af en bestemt vare der købes/sælges (vareart) - Hvor stor en mængde (kg) af en gruppe af varearter der købes/sælges (vareart tag) - Hvor meget der skal købes/sælges for (omsætning) |
| Varenr. | Hvis afgrænsningsmetoden er sat til Vareart, indtast da varenr. på varearten, som aftalen er baseret på. |
| Globalt navn | Hvis afgrænsningsmetoden er sat til Vareart, indtast da det globale navn for varearten, som aftalen er baseret på. |
| Tag på vareart | Hvis afgrænsningsmetoden er sat til Vareart på tag, vælg da det tag, som du har tildelt varearterne, der er omfattet af rammeaftalerne. Dette kræver, at du har oprettet tagget, og tilføjet tagget til de pågældende varearter. |
| Valuta | Hvis afgrænsningsmetoden Omsætning er valgt, vælg da den møntfod som aftalen er baseret på. Denne bliver hentet automatisk fra partnerindstillingerne, men du kan vælge at overskrive valutaen i dette felt. |
| Valutakurs | Relevant, hvis afgrænsningsmetoden Omsætning er valgt. Feltet er låst, men viser den kurs som valutaen er i. Valutakursen hentes fra European Central Bank. |
| Målsætning | Hvis afgrænsningsmetoden er:. -Vareart, indtastes målsætningen for antal enheder. -Vareart tag, indtastes målsætningen for samlet nettovægt. -Målsætning, indtastes målsætning for omsætning. |
| Målsætning, enhed | Hvis afgrænsningsmetoden er:. -Vareart, indtastes den primære måleenhed for varearten. -Vareart tag, indtastes den primære måleenhed for varearten. -Målsætning, indtastes valuta. |
| Leveret fra | Angiv startdatoen for aftalens gyldighedsperiode. |
| Leveret til | Angiv slutdatoen for aftalens gyldighedsperiode. |
| Leveres til: Partner | Angiv leveringspartner. Partneren skal være oprettet i applikationen. |
| Leveres til: Lokation | Angiv leveringslokationen. Lokationen skal være oprettet under partneren i applikationen. |
| Std. leveringsbetingelse | Angiv evt. Incoterm(R) 2010 leveringsbetingelse. |
| Std. leveringsbetingelse, tekst | Du kan her indtaste en tekst, der skal tilknyttes den valgte leveringsbetingelse. |
| Begræns til ordrer med følgende tag | Angiv et tag. Når der er valgt et tag i dette felt, er det kun ordrer med dette tag, der vil blive modregnet målsætningen i rammeaftalen. |
| Enhedspris | Hvis afgrænsningsmetoden er Vareart, kan her indtastes enhedspirisen for varearten. |
| Fremdrift i alt | Fremdriften genereres automatisk i applikationen. |
| Fremdrift andel (pct) | Fremdriften genereres automatisk i applikationen. |
| Oprettet | Her sættes automatisk en oprettelsesdato ind for oprettelse af rammeaftalen i applikationen.. |
| Opdateret | Her sættes automatisk en redigeringsdato ind i applikationen. Du skal ikke indtaste eller redigere i feltet. |