Funktioner til månedsafslutning
Når kalenderen skifter måned, opgør mange virksomheder deres lagerbeholdning og lagerværdi.
I nedenstående vejledning bliver du tippet om relevante funktioner til månedsluk i tracezilla. Vi skriver også, hvad du bør være opmærksom på ved brug af funktionerne til at afslutte en periode.
Optælling af varelager
Det er meget forskelligt hvor ofte en virksomhed tæller lageret op. For mange virksomheder gælder det, at der er fastskrevne procedurer af hensyn til regnskab eller økologireglerne.
Uanset om din virksomhed tæller lageret op hver måned, hvert kvartal, halvårligt, én gang om året eller alt derimellem, har vi nogle fif til dig.
Tæl varerne op som separate varepartier og registrer relevant information til at skelne mellem partierne
Når I laver status er det vigtigt at tælle hvert vareparti for sig.
Hvert vareparti bør have en form for spor eller dato, som gør det muligt for jer at identificere det fysiske vareparti i systemet. Det kan være lot-nummer, batch-nummer, produktionsdato, holdbarhedsdato eller lignende.
Ved hjælp af spor kan du også skelne mellem varepartierne ved optællingen. Tilføjelse af datoer hjælper samtidig tracezilla med at foreslå pluk på ordrer efter FEFO-princippet, som er med til at sikre et godt flow i lagerafgang.
Tæl det hele op på én gang
Undgå at brede optælling ud over flere dage og undlad at lave indkøb, salg og produktioner på samme dag, som I laver optælling.
Det kan give anledning til forvirring, hvis der tælles op over flere dage, og især hvis varer tilkommer og forlader lageret i løbet af optællingsdagene. I så fald risikerer man, at notere nogle varer som værende på lager, som er blevet plukket til f.eks. en salgsordre eller dobbeltregistrere nogle varer, som er varemodtaget på en indkøbsordre. Lagerbeholdningen vil se kunstig høj ud, så man kan komme til at oversælge varer eller ikke opdage i tide, at man mangler vareforsyninger.
Registrér lageroptællingen i tracezilla hurtigst muligt
Hvis der går for lang tid fra optællingen har fundet sted, til at optællingen registreres i tracezilla, kan du risikere at have en forældet lageroptælling, som ikke kan bruges til noget.
Vær opmærksom på at notere alle varer der går ind og ud af lageret efter lageret er talt op, til det registreres i tracezilla.
Husk at notere det i et separat ark, så det ikke ser ud til at være en del af optællingen – lagerbevægelserne bør registreres på ordrerne i tracezilla. Ellers kan du risikere en difference i økologiregnskabet eller at værdien af varerne tæller med som varetab i regnskabet eller at kostprisen på varepartiet ikke registreres korrekt.
Det anbefales at tiden mellem optællingen finder sted og registreringen er så kort som muligt.
God praksis ved lagerstatus
1) Sæt en specifik dag af til optælling i kalenderen. Det giver mulighed for at planlægge med lageret, hvilke varer der kommer ind og ud denne dag, så I undgår at blande optællingen sammen med varemodtagelse eller tæller varer op, som sendes ud til en kunde samme dag.
2) Involvér flere medarbejdere, så det bliver en holdopgave. Ved at sætte en dag af til optælling, frigiver det resurser, da man bør undlade at producere samme dag som optællingen finder sted. Optællingen går hurtigere, når flere medarbejder hjælpes ad. Derudover fremmer det forståelsen for vigtigheden af lageroptælling, når flere medarbejdere prioriterer opgaven.
3) Når der er flere, som hjælpes ad med at tælle op, skal optællingsopgaverne koordineres. Udpeg gerne en tovholder, som står for at hente optællingslisten og dele den op, så to personer ikke tæller de samme varer op – men samtidig sikrer at I når hele vejen rundt. Tovholderen sørger for at briefe og motivere medarbejderne.
Forbered lageroptællingen – klargør og hent optællingsliste
Optællingslisten i tracezilla er baseret på, hvilke varer som er registreret på lager.
Hver opmærksom på, om der ligger varer på lager på forskellige lokationer (adresser/lagre). Husk at filtrere efter dette, før I henter en optællingsliste fra tracezilla.
Tip!: du kan hente listen ud baseret på hvordan lageret er indrettet. Hvis lageret er delt op i Råvarelager, færdigvarelager og emballagelager, kan du søge i lageroptællingslisten på baggrund af kategori eller tags.
Før du henter listen til optælling i tracezilla, er det vigtigt at dine ordrer er ajourført. tracezillas optællingsliste er baseret på, hvad du har fysisk på lager i følge registreringerne.
Sørg for at markere åbne ordrer (indkøb, salg, lager, produktion) som Afsendt eller Leveret, så det stemmer overens med virkeligheden.
Har du glemt at oprette og modtage en indkøbsordre, vil varerne ikke fremgå af lageroptællingslisten.
Varer som er pakket på en palle til en salgsordre, men som endnu ikke er sendt ud, kan markeres som plukket under salgsordrens levering.
Se hvordan du kan registrere lageroptællingen og hente listen ud i denne vejledning.
Lagerværdisætning
tracezilla beregner automatisk din lagerværdi på baggrund af din lagerbeholdning og hvert varepartis kostpris.
Når en lageroptælling har fundet sted, skal det registreres i tracezilla, medmindre optællingen noteres direkte ind i applikationen i optællingsfunktionen. Lagerværdiberegningen kører automatisk hver nat omkring kl. 3/4/5, så dagen efter vil lageroptællingens justeringer indgå i lagerværdisætningen.
Bemærk venligst, at lagerværdisætningen følger en regnskabsperiode på en måned. Det betyder, at lageroptællingens effekt på lagerværdien kan ses i den måned, lageroptællingen er registreret i, når måneden er afsluttet.
Eksempel:
Varelageret tælles op 30. november.
Lageroptællingen registreres dagen efter dvs. 1. december.
Lagerværdien genberegnes natten til den 2. december. Den 2. december kan du se rapporten for lagerværdisætning efter varelageret er opdateret.
Du kan se din lagerværdisætning i rapporten med samme navn.
Overførsel af lagerværdi posteringer til regnskabssystem
tracezilla har indbyggede integrationer til nogle regnskabssystemer, så du med få klik kan overføre lagerjusteringsposter, så lagerværdien afspejles i dit regnskab.
For at overføre lagerværdien, skal du først konfigurere integrationen til regnskabssystemet og angive hvilke konti lagerværdiposteringerne skal bogføres på.
Lagerjusteringsposterne overføres som kladdeposteringer, så du skal også have valgt en kassekladde, som posterne overføres til.
Læs mere om opsætningen i vejledningen til den enkelte integration. tracezilla har indbyggede integrationer til Visma e-conomic, Fortnox, Visma eEkonomi, Reviso og Zoho Books.
Læs mere om overførsel af lagerjusteringsposter til e-conomic her og her.