Vejledninger

Dokumentation af tracezilla

Salgsordre og salgstilbud

For at sælge varer til en kunde, skal du oprette en salgsordre. Du får vist dine salgssordrer ved at klikke Salg i topmenuen og vælge Ordrer.

 

Opret ordrehoved

  1. Klik på Salg i topmenuen og vælg Ordrer enten i dropdown-menuen eller sidemenuen.
  2. Klik på Opret salgsordre øverst til højre.
  3. Start med at udfylde ordrehovedet. Se evt. en forklaring af hvert enkelt felt nedenfor.
  4. Hvis du ønsker at oprette et salgstilbud, skal du ændre ordrens status fra Ordre til Tilbud
  5. Klik Gem.

 

Navn på felt Forklaring
Ordredetaljer  
Kunde Vælg den partner, som varerne sælges til. Du kan oprette en ny partner ved at klikke på +.
Faktureres til Ved at sætte flueben ved Faktura skal sendes til en anden end kunden, kan du vælge en partner som fakturamodtager.

Det kan være relevant, hvis kunden er en butik, men fakturaen skal sendes til den overordnede organisation. Det ses eksempelvis ofte ved detail.
Ordredato Ordredatoen forudfyldes automatisk med dags dato. Ordredatoen er den dato, hvor kunde har bestilt varerne, dvs. den dato ordren oprettes.
Valuta Feltet forudfyldes på baggrund af den valgte valuta i partnerens indstillinger.

Du kan også vælge en anden valuta fra listen. Du søger i listen ved eksempelvis at taste DKK på dit tastatur.
Valutakurs Tjek at den rette valuta er hentet. Valutakursen hentes på baggrund af den valgte valuta. Data hentes fra European Central Bank.
Rekvisitionsnr. Her kan du indtaste kundens ordrenummer eller en anden vigtig reference, som skal fremgå af dokumenter. Du kan søge efter referencenummeret i ordreoversigten.
Betalingsbetingelser Feltet forudfyldes på baggrund af den valgte betingelse i partnerens indstillinger.

Hvis du vælger Netto 14 dage, har kunden 14 dage fra fakturaens udstedelsesdato til at betaling skal forfalde.
Hvem ejer denne ordre? Feltet forudfyldes automatisk på baggrund af dine ordreindstillinger. Dette er den bruger, som er kontaktperson fra jeres virksomhed f.eks. hvis kunden skal rette henvendelse angående ordren.
Kontakt Feltet forudfyldes på baggrund af den valgte kontaktperson i partnerens indstillinger.

Du kan oprette en ny kontaktperson ved at klikke på +. Hvis der er angivet en mailadresse på kontakten, kan kontaktpersonen modtage dokumenter.
Status Vælg om ordren er et tilbud, en kladde eller en ordre. Typisk bruges kladdestatus til at indikere, at ordren endnu ikke er færdiggjort/fuldendt.
Leveringsoplysninger  
Leveres til partner Vælg den partner og lokation (adresse) varerne fragtes til.
Afhentes fra partner Vælg den partner og lokation (adresse/lager) varerne plukkes fra.
Speditør Vælg eventuelt den virksomhed som står for fragten af varerne, hvis ikke I selv fragter varerne eller kunden selv afhenter.
Leveringsdato Vælg eller indtast den dato, hvor varerne leveres/modtages på leveringsadressen.
Leveringsbetingelser Vælg en leveringsbetingelse i henhold til Inco terms.
Afhentningsdato Vælg den dato, hvor varerne plukkes fra lageret.
Bemærkninger  
Bemærkninger I feltet har du mulighed for at tilføje en bemærkning til ordren. Denne vil fremgå af ordredokumenter.
Intern kommentar Hvis du tilføjer en kommentar her, vil den kun kunne ses i applikationen. Kunden vil altså ikke kunne se kommentaren.
Tags Du kan tilføjes et internt tag, som kan benyttes til at sortere efter ordrer i samme gruppe.

 

 

Tilføj varelinjer til ordren

  1. Under fanen Solgte varepartier kan du vælge de varer, der skal sælges.
  2. Klik Tilføj varepartilinje.
  3. Vælg i dropdown-menuen hvordan du ønsker at vælge varenummret som sælges.
    • Aktive varearter: vælg mellem alle varenumre, som er aktive (ikke spærrede) og som er tilladt for salgsordrer.
    • Har partnerrelation: Hvis du har opsat en relation på en vareart, kan du få vist en liste over de varer, som du plejer at sælge til denne kunde.
    • Har partnerpriser: Hvis du har oprettet en prisliste specifikt til denne kunde, kan du få vist en liste over de varer, hvor der er indtastet en pris.
  4. Vælg Antal enheder, der skal på salgsordren.
  5. Angiv salgsprisen pr. enhed. Hvis du har lavet en prisliste og knyttet den til kunden, så vil prisen automatisk blive udfyldt.
  6. Klik Gem og tilføj evt. flere varepartilinjer. Ellers klik Luk vindue.

 

 

Tilføj servicelinjer

Servicelinjer er linjer på ordren, som kunden skal faktureres for, men som ikke er et fysisk objekt eller noget der føres lager af f.eks. hæfter/flyers.

Servicelinjer kan være rabat eller transportomkostninger.

  1. Gå til fanen Servicelinjer.
  2. Klik på Opret servicelinje.
  3. Du kan vælge en allerede oprettet service i feltet Foruddefineret service eller udfyld felterne manuelt.
  4. Tjek at felterne er korrekt udfyldt og klik Gem.

 

 

Vælg varepartier

  1. Gå til fanen Solgte varepartier.
  2. Sæt flueben i venstre side, så alle varepartierne vælges.
  3. Klik Foreslå varepartier til levering. Systemet vil nu foreslå nogle varepartier på baggrund af udløbsdato (alternativt indkøbs-/produktionsdato), så det ældste altid vælges først.
  4. Du kan herefter kontrollere de valgte varepartier ved at klikke Vælg varepartier til levering.
  5. I det nye billede: Klik på + i venstre side ud for varenummeret, så det folder sig ud. Hvis der er et vareparti tilgængeligt af varearten, vil du nu kunne udfylde feltet i højre side med det antal, du skal bruge.
  6. Klik på Gem øverst (disketten).
  7. Klik Gå til ordre (eller du kan vælge at udskrive plukkeliste først).

 

 

Opret følgeseddel, ordrebekræftelse og faktura

  1. Når du har sendt varerne fysisk af sted, skal du klikke Afsend ordre i øverste højre hjørne. Læs mere om Leveringer.
  2. Du kan oprette en følgeseddel ved at klikke på Følgeseddel i den gule sektion Hurtigadgang til dokumenter.
  3. Du kan også oprette en ordrebekræftelse i sektionen Hurtigadgang til dokumenter. Alternativt kan du gå til fanen Dokumenter.
  4. Du opretter en faktura ved at klikke i øverste højre hjørne på Opret Faktura. Du kan følge vejledningen her til at udfylde felterne.

 

 

Massehandlinger

Når du har oprettet en eller flere salgsordrer, vises de i ordreoversigten under Salg > Ordrer.

Du kan sætte flueben ved de enkelte ordrer og foretage handlinger, som påvirker alle de markerede ordrer. Funktionen hedder Massehandlinger.

  1. Brug filtrene i venstre side til at fremsøge de relevante salgsordrer.
  2. Sæt flueben ved ordrerne.
  3. Klik på Massenhandlinger oven over linjerne.
  4. Vælg den ønskede handling f.eks. Udskriv ordrefølgesedler. Det kan eksempelvis være nyttigt, hvis du skal udskrive følgesedler til de ordrer, som skal plukkes og pakkes en bestemt dato.

Udskriv følgesedler

Bemærk venligst, at en ordrefølgeseddel både indeholder plukkede varer, ikke plukkede varer og servicelinjer.

 

 

Statusser efter fakturering

En salgsordre lukkes automatisk efter fakturering, medmindre du vælger Fakturér alt - undlad levering ved oprettelse af faktura. Det vil resultere i at salgsordren får statussen Faktureret - mangler levering.

Faktureret - mangler levering er en advarsel som påminder dig om, at salgsordren mangler færdigbehandling. Leveringen på statussen skal sættes til Leveret for at salgsordrens status ændrer sig til Faktureret. Gå til fanen Leveringer, klik på den blå knap med de tre prikker og pilen og vælg Rediger. ændr status til Leveret og klik på Gem.

 

Når du klikker på Genåbn ordre på en faktureret salgsordre, kommer følgende meddelelse frem i dialogboksen:

Det vil sige at når du arbejder videre på en færdigbehandlet ordre, skal du være opmærksom på, at Leveringens status er ændret og salgsordrens status er ændret.

 

Hvis du ændrer i salgsordren efter fakturering, får den statussen Delvist faktureret.

Delvist faktureret vises hvis du har ændret på salgsordren uden at ændringen f.eks. en ekstra kolli er blevet faktureret. Kontroller at alle oplysninger på salgsordren er korrekt. Herefter kan du vælge at kreditere ordren, oprette en ny faktura eller klikke på Afslut uden faktura.

Indhold