Vejledninger

Dokumentation af tracezilla

Xero integration

Hvis du har en Xero konto er det en fordel at starte med at integrere dit regnskabsprogram med tracezilla.

Med integrationen har du mulighed for at synkronisere dine kunder, leverandører, varenumre og services mellem tracezilla og Xero. Derudover kan du oprette fakturaer i tracezilla, som synkroniseres til Xero.

 

 

Trin 1/7: Tilslut integrationen

  1. Gå ind på din tracezilla-konto.
  2. Klik på din profil øverst i højre hjørne og vælg Virksomhedsindstillinger.
  3. Vælg Integrationer.
  4. Klik på Xero.
  5. Klik Tilslut.
  6. Bekræft i vinduet, at du gerne vil forbinde de to systemer.
  7. Vælg organisation fra drop-down menuen.
  8. Klik på Gem og gå til næste trin.

 

 

Trin 2/7: Partnere

I tracezilla dækker begrebet ‘Partnere’ over både kunder og leverandører. I mange sammenhænge kan en virksomhed nemlig både være leverandør og en kunde, og du undgår i tracezilla at få dobbeltkonti på samme partner.

Sørg blot for at navnet på både kunde/leverandør i Xero er identisk, for at sikre at de bliver oprettet som én partner i tracezilla.

Du kan tildele dine partnere tags, og som du kan se er der i step 2/7 forudfyldt med tag ‘Kunde’ og ‘Leverandør’. På den måde får du fortsat den opdeling du kender fra Xero.

Hvis du er ny bruger af tracezilla og allerede har kunder og leverandører oprettet i Xero, kan du overføre dem fra Xero via integrationen.

Vælg i så fald Ja i drop-down menuen og klik på Gem og gå til næste trin.

Når du opretter nye kunder og leverandører i tracezilla fremover, vil disse automatisk blive oprettet i Xero, når du giver partneren tagget ‘Kunde’ eller ‘Leverandør’ (eller begge).

 

 

Trin 3/7: Varearter og services

I tracezilla skelnes der mellem fysiske produkter (varearter) og ikke-fysisk produkter (services).

Som tommelfingerregel kan du gå ud fra, at hvis der er tale om et produkt, som du kan have lagerstyring af, så skal det oprettes som en vareart. Hvis der ikke skal være lagerstyring af produktet, så er det en service. Eksempler på services er fragtomkostninger, konsulenttimer, rundvisning inklusive smagning osv.

Hvis du har oprettet dine varer i tracezilla, og du gerne vil overføre dem til Xero, skal du vælge Ja i det første felt Opret varearter og services som varer i XERO.

Hvis du er ny bruger af tracezilla og allerede har oprettet dine varer i Xero samt vil overføre disse til tracezilla, skal du vælge Ja i det andet felt Opret varer fra XERO som varearter og services i tracezilla.

 

 

Trin 4/7: Salg

Når du fakturerer dine ordrer i tracezilla, vil din omsætning blive overført til de konti, der er knyttet til produkterne i Xero.

  1. Vælg hvilken konto omsætningen skal overføres til, hvis den ikke er angivet på produktniveau. Nyoprettede varearter vil blive synkroniseret til Xero og bruge denne konto som standard. Du kan ændre kontoen for produktet i Xero, hvis det er relevant.
  2. Vælg om fakturaer, oprettet i tracezilla, automatisk skal bogføres i Xero.
  3. Klik på Gem og gå til næste trin.

Inden du opretter første faktura i tracezilla, skal du huske at indstille dine nummerserier og opsætte moms-regler.

 

 

Trin 5/7: Udgifter

Dette trin er valgfrit, og kræver at du har slået Faktisk kostprisberegning til under Udvidelser i dine virksomhedsindstillinger.

Du kan også sagtens vælge ikke at synkronisere dine udgifter. Vælger du denne mulighed, vil tracezilla beregne dine udgifter ud fra dine forventede omkostninger. Du kan læse om forventede og faktiske omkostninger her.

Hvis du ønsker at overføre dine bogførte udgifter fra Xero til tracezilla, skal du vælge ud fra dine bogføringskonti, hvilken kategori udgifterne som standard skal have.

Kategorien har betydning for fordelingsnøglen ved kostprisberegningen. Læs mere her.

 

 

Trin 6/7: Lagerværdisætning og regulering

Når du skal overføre lagerværdien fra tracezilla til Xero, kan du vælge at anvende den forventede eller den faktiske lagerværdi.

tracezilla anvender som udgangspunkt den forventede lagerværdi. Hvis du ønsker at regulere efter den faktiske lagerværdi, skal du slå Faktisk kostprisberegning til under Udvidelser i dine virksomhedsindstillinger.

Du kan læse om forventede og faktiske omkostninger her.

  1. Vælg hvilken konto den summerede lagerværdi skal overføres til.
  2. Vælg hvilken konto vareforbrug (salg) skal konteres på.
  3. Klik på Gem og gå til næste trin.

 

 

Trin 7/7: Slå integrationen til

Her bekræfter du, at du vil slå integrationen til.

Indhold