Udgifter
Udgifter i tracezilla
tracezilla gør det nemt at holde styr på, hvor du har dine udgifter, når du handler og forarbejder fødevarer. Udgifter kan tilknyttes en ordre, en levering eller et specifikt vareparti. Når udgiften er tilknyttet, indgår den i beregningen af varepartiets værdi.
Hvis udgiften er tilknyttet en hel ordre eller levering, vil udgiften blive fordelt efter nettovægt på de varepartier, der indgår i ordren eller leveringen. Når en udgift er tilknyttet, vil den fremgå af ordren, leveringen eller varepartiet, når du vælger fanen Udgifter i nederste del af ordrebilledet.
For at se alle dine udgifter i en samlet oversigt, kan du vælge Finansiel topmenuen og klikke på Udgifter.
Overførsel af udgifter fra e-conomic
Hvis du har en integration til regnskabssystemet e-conomic, kan du hente dine udgifter over fra e-conomic.
- Vælg Finansiel i topmenuen og klik på Udgifter.
- Klik Hent fra e-conomic og derefter Ja, hent nu for at bekræfte.
- Tilknyt dine udgifter til en ordre, et vareparti eller en levering som beskrevet nedenfor.
Opret udgift (manuel uden integration)
Hvis du ikke har en integration til e-conomic, kan du oprette dine udgifter manuelt.
- For at oprette en udgift, skal du vælge Finansiel i topmenuen og klikke på Udgifter.
- Klik på Tilføj udgift i øverste højre hjørne.
- Indtast Leverandør, vælg Leverandørens Lokation, indtast Referencenummer, Fakturadato og Betalingsdato.
- Vælg evt. en Standardkategori, som vil være forudfyldt hver gang du tilføjer en udgiftslinje. Du kan overskrive standardkategorien på den enkelte udgift. Udgiften kan fx være en faktura fra en speditør, der vedrører fragt af flere forskellige ordrer. I det tilfælde vil kategorien for alle udgiftslinjerne sandsynligvis være fragt, og så kan det være en fordel at have udfyldt standardkategorien.
- Tjek at Valuta og Valutakurs er udfyldt korrekt.
- Sæt Status for udgiften. Du kan vælge mellem Interne, Tilknyt/verificér, godkendt, delvist betalt, betalt, overbetalt eller afskrevet.
- Klik Gem. Når du har oprettet udgiften, kan du tilføje udgiftslinjer som fremgår af den faktura, du har modtaget, og tilknytte udgifterne til ordrer.
Tilknyt udgift
- Klik på Tilføj linje.
- I feltet Memo skal du indtaste en sigende tekst til udgiften, så den er mulig at genkende.
- Hvis du har valgt en standardkategori vil denne være valgt i feltet Kategori. Du har mulighed for at vælge en anden kategori ved at klikke på feltet, så en liste fremkommer.
- Du kan tilføje Tags til dine udgifter. Læs mere om tags her.
- I feltet Vedhæft skal du vælge den ordretype fra listen, som du vil tilknytte din udgiftslinje til. Vælg derefter den specifikke ordre.
- Indtast prisen på udgiften. Hvis prisen er inklusive MOMS, kan du sætte et flueben i feltet DK MOMS.
- Du kan herefter tilføje flere linjer. Når du er færdig med at tilføje udgiftslinjer, skal du klikke på Gem linjer.
Ændr status
- Vælg Finansiel i topmenuen og klik på Udgifter. Her kan du markere dine udgifter som Godkendt hhv. Betalt ved hjælp af knapperne ud for hver linje. Du kan se alle udgifter ved at bruge søgefilteret Status i venstre side og markere Alle.
- Hvis du ønsker at ændre status til Delvist betalt, overbetalt eller afskrevet, kan du klikke på udgiften.
- Klik på Rediger.
- I feltet Status kan du vælge en ny status fra listen. Klik Gem.
Hvordan fordeles den faktiske kostpris, når en udgift tilknyttes?
Når du tilknytter en udgift vælges en kategori. Kategorien har betydning for, hvordan kostprisen fordeles.
Omkostningerne for fragt, arbejdsløn og analyser fordeles på varepartierne efter vægt, således at den største omkostning vil fremgå af varepartiet med højeste vægt. Omkostningerne for de resterende kategorier fordeles efter pris.
Særligt for kategorien Varekøb
Når du opretter et varepartilinje på en indkøbsordre, tastes en enhedspris ind. Denne pris er det forventede indtastede beløb som bruges som fordelingsnøgle, når kategorien er varekøb.
Det vil sige at hvis det samlede beløb for en indkøbsordre er 1.200 kr og der er to varepartier på indkøbsordren med indtastet forventet pris på hhv. 500 kr og 700 kr, så vil prisen også fordele sig således, når udgiften tilknyttes den samlede indkøbsordre.
I tilfælde af at udgiften er lidt højere end det indtastede forventede beløb fx på 1.250 kr i stedet for 1.200 kr, vil prisen fordele sig hhv. 520,83 kr og 729,17 kr.
- 700 kr udgør 58,333333333% af det oprindelige samlede beløb på 1.200 kr.
- 500 kr udgør 41,666666667% af det oprindelige samlede beløb på 1.200 kr.
Det samme forhold i procent bruges til at beregne hvor meget der så skal fordeles på det enkelte vareparti.