Partners

Partners är alla typer av kontakter - kunder, leverantörer, speditörer, certifieringsorgan osv. Din egen profil läggs även till som partner och markeras som Min profil i partneröversikten (som nummer 1).

För att gå till dina partners, klicka på Partners i toppmenyn. Du kan söka efter en specifik partner med hjälp av filtren till vänster.

Lägg till partner

1. Klicka på Partners i toppmenyn.
2. Klicka på knappen Lägg till partner i det övre högra hörnet.

Grundläggande info

1. Fälten Namn och Land är obligatoriska och måste fyllas i.
   
   

2. Du kan skriva partnerns momsnummer i fältet Momsnummer.

3. Om partnerlandet är Storbritannien (GB), kommer det visas ett extra fält för EORI nummer.

4. I fältet Standardvaluta kan du välja den valuta som ni primärt handlar med partnern i.

5. Välj ett Önskat språk om fältet inte är ifyllt korrekt. Språk måste aktiveras i Företagsinställningar innan du kan välja dem.

6. Fältet Ägs av anställd kan användas för att ange en användare som ska väljas som standard till nya ordrar på partnern. Detta överskriver regler som har ställts in i Företagsinställningar > Orderinställningar.

7. Du kan lägga till taggar till din partner. Du kan läsa mer om taggar här.

8. Du kan fylla i partnerns kontaktuppgifter i fälten E-post, Telefon och Fax.

9. Om partnern har en hemsida, kan du lägga adressen in i fältet Webadress.

Priserm villkor…

1. I de översta fälten kan du välja prislistor för partnern. Du kan koppla en inköpsprislista på leverantörer och en försäljningsprislista på kunder. Om det inte finns en prislista, kan du skapa en automatiskt genom att bocka i rutan Skapa prislista. Du kan läsa om prislistor här.
   

2. Du kan lägga till en Kreditgräns för vilket belopp kunden får köpa för utan att betala. Detta är kopplat till det kundsaldo som visas i partnervisningen. Saldot hämtas från ditt redovisningssystem (Fortnox eller eEkonomi) om du har konfigurerat och aktiverat integrationen. Om saldot överskrids, visas det en röd text på partneren när du skapar en försäljningsorder.

3. Du kan välja en Fakturaåtgärd. Detta är en handling som utlöses när en faktura skapas. Du kan t.ex. välja att när en faktura skapas för denna partner ska den skickas via e-post eller visas som PDF. Om du har en EDI-koppling kommer Elektronisk faktura också visas som en möjlighet.

4. Du kan ange kundens e-faktura ID (organisationsnummer) i fältet E-faktura ID (Org. nummer).

5. Du kan välja Standard betalningsvillkor, t.ex. Netto 14 dagar. Om du väljer Anpassad eller Förskottsbetalning ska du också skriva en text i fritextfältet, t.ex. “50% payment in advance”.

6. Du kan också välja Standard leveransvillkor. Läs mer om INCOTERMS här.

7. I fältet Detaljhandelspriser valuta, kan du välja vilken valuta vägledande detaljhandelspriser ska vara i. Om du inte vill visa dessa priser, ska du välja Visa inte detaljhandelspriser. Läs mer om vägledande detaljhandelspriser här.

8. Med fältet Dölj spårbarhetsinformation på dokument kan varuparti-/lot-nummer och liknande döljas från dokument.

Lägg till plats

Grundläggande info

1. Ange partnerns adress. OBS! Om du vill att namnet på en specifik avdelning ska synas på dokument som fakturor eller om namnet innehåller viktig information som är viktig för att varor ska levereras till rätt plats, t.ex. om det finns en avdelning med ett specifikt namn kan du ange avdelningens namn i den första adressraden, medan gatunamn och husnummer läggs in i den nedre raden.

2. Ange partnerns platsnamn, t.ex. Huvudkontor, centrallager, avdelning eller liknande. Platsnamnet är för internt bruk i tracezilla vilket hjälper dig att skilja mellan platserna och välja rätt plats när du skapar ordrar. Platsnamnet kommer inte att visas på dokument.
   

3. Fältet Mottagarens namn anges endast om partnernamnet ska skrivas över med ett annat namn på dokument. Se exempel här.

4. I fältet Kontaktinformation kan du ange valfri information om partnern, t.ex. telefonnummer, e-postadress etc. Kontaktuppgifterna är endast för internt bruk och kommer inte att synas på dokument. Om du vill att kontaktuppgifter ska synas på dokument är det möjligt att lägga till specifika kontakter till partnern.

Paketbutiker

Du kan koppla en GLN paketbutik till en plats om du använder dig av Shipmondo-integrationen i tracezilla, och du vill ange att varorna ska levereras till en paketbutik framför kundens adress.

EDI

1. Du kan ange ett globalt platsnummer (GLN - Global Location Number) som t.ex. används vid fakturering via EDI. Du kan läsa mer om GLN här. Kom ihåg att även ange en EDI-metod.
   

2. Välj en EDI-metod, om ett GLN/EAN har angetts.

   • UBL: Relevant i samarbete med den offentlige sektorn.

• EdiFact: FN-standard för utbyte av data mellan affärspartners. T.ex. orderbekräftelse, transportbokning och fakturering. Stora privata företag använder EdiFact, t.ex. Coop och ICA.
• Peppol: Internationell standard som används för att fakturera offentliga myndigheter.

Avancerade inställningar

1. I fliken Avancerade inställningar kan en plats ges en Referenskod som du själv väljer, vilken kan användas som förkortning för platsen. Referenskoden är endast avsedd för intern användning i tracezilla.

2. Ange en webadress vid behov.

3. Du kan lägga till Taggar till platsen. Läs om taggar här.

4. Under Övrigt kan du ange att varor på en (lager)plats ska komma in och ut utan spårbarhet. Du kan även ange om platsen är en person Denna funktion kan användas om ni skickar ordrar till privatpersoner.

5. Fälten under Medlemsorganisations medlems-ID användas i tracezillas integration med den danska Fiskeristyrelsen.

6. Fälten under EMCS används i samband med Mängddeklarationer.

7. Klicka på Spara för att spara platsen.

Överordnade partners

Om du har lagt till flera partners från samma organisation, på grund av t.ex. olika momsregistreringsnummer, eller olika betalningsvillkor, kan du lägga till dessa partners till en överordnad organisation. Det kan vara användbart om du vill se övergripande data i rapporter, t.ex. försäljningsrapporter eller för att använda prognosfunktionen för hela organisationen.

Du måste först skapa den överordnade organisationen som en ny partner. Det är obligatoriskt att lägga till Namn och Land. Du kan självklart ange alla andra relevanta fält.

1. Navigera till Partners.
2. Klicka på knappen Lägg till partner i det övre högra hörnet och skapa den överordnade organisationen.
3. När organisationen är korrekt tillagd, ska du hitta de partners som ska ingå i den övergripande organisationen i partneröversikten och bocka i rutan till vänster.
4. Klicka på Massåtgärder > Välj överordnad partner
5. Hitta den övergripande partner och klicka Ja, bekräfta.

Överföring till underordnade

Du kan överföra partnerrelationer eller importmallar för importering av varurader till underordnade partners under Övrigt > Överföring till underordnade.

Relationer

Under fliken Relationer kan du lägga till standardinställningar för vad som ska fyllas i när du skapar en order där denna partner ingår.

Genom att lägga till relationer till en partner kommer fälten i en order, där partnern ingår, att fyllas i automatiskt. Detta förenklar ditt arbetsflöde. Det är också möjligt att lägga till relationer till din egen partnerprofil.

Du kan självklart ändra dessa val på en order om det behövs, så partnerrelationerna är inte fastlåsta.

Exempel

Om du ofta använder samma speditör till och från en specifik kund eller leverantör:

• På kundens partnerprofil: Sätt Ordertyp till Försäljning. Sätt Partnerroll till Speditör. Välj speditören i fältet Partner. Välj Plats. Klicka på Spara.

• På leverantörens partnerprofil: Sätt Ordertyp till Köp. Sätt Partnerroll till Speditör. Välj speditören i fältet Partner. Välj Plats. Klicka på Spara.

Om du säljer varor till en butik under en livsmedelskedja via EDI, och fakturan ska skickas direkt till livsmedelskedjan och inte till butiken:

• På butikens partnerprofil: Sätt Ordertyp till Försäljning. Sätt Partnerroll till Faktura. Välj livsmedelskedjan i fältet Partner. Välj plats för partnern som ska faktureras. Klicka på Spara.

Om du har ett specifikt lager du oftast tar emot varor till och ett specifikt lager du som regel skickar varor från:

• På din egen partnerprofil: Sätt ordertyp till Köp. Sätt partnerroll på Leverera till. Välj ditt eget företag i fältet Partner. Välj platsen för leveransen (din egen) Klicka på Spara.
• Klicka på Lägg till fler. Sätt Ordertyp till Försäljning. Sätt Partnerroll till Hämtning från. Välj ditt eget företag i fältet Partner. Välj platsen för upphämtningen (din egen). Det är möjligt att välja samma lager i båda raderna. Klicka på Spara.

Leveransprofil

Under fliken Relationer kan du ange en leveransprofil för din partner. Med leveransprofilen kan du ange vilka veckodagar en kund vill ta emot leveranser eller en leverantör kan leverera. För varje leveransdag kan du ange antal dagar från hämtning till leverans.

Leveransprofiler kan användas

• i ett manuellt flöde där leverans- och hämtningsdatum är förifyllt på ordrar till den aktuella partnern. Det är möjligt att stänga av automatiken för den enskilda ordern.
• i det automatiserade dropshipping-flödet, där inköps- och produktionsordrar skapas automatiskt baserat på försäljningsordrar
• i B2B Commerce så att ordrar från kunder med leveransprofil skapas för leverans vissa dagar i veckan

Blockering

Du kan blockera en partner. Detta kan vara användbart t.ex. om du inte längre har ett kontrakt med en tidigare partner. Klicka på Redigera och välj fliken Blockering. Bocka i rutan Partner är blockerad! När du gör det får du möjlighet att ange en ersättningspartner.

Certifikat

Du kan lägga till Certifikat till din partner. Detta är relevant, t.ex. om du tillverkar, eller köper och säljer ekologiska varor. Om så är fallet är du skyldig att skaffa och spara uppgifter om dina leverantörers intyg om ekologisk produktion. Det certifieringsorgan/kontrollorgan som utfärdar certifieringen bör också upprättas som partner. Läs mer om certifikat här.

Partnerkommentarer

tracezilla fungerar också som en samarbetsplattform för dig och dina kollegor. Du kan ange en kommentar till en partner, t.ex. en viktig anmärkning, eller särskilda villkor, som ni behöver att komma ihåg när en order behandlas till den specifika kunden/leverantören/producenten.

Partnerkommentarer är endast för internt bruk och kommer inte att visas på några dokument.

Kommentarerna kommer att visas som ett separat avsnitt på alla ordrar. Sektionen kan öppnas och stängas, så många kommentarer kommer inte att störa orderöversikten när sektionen förminskas.

Om det finns en kommentar om den aktuella partnern, kommer kommentarsektionen att blinka långsamt rött sex gånger när man går in på ordern. Sedan blir sektionen rödmarkerad för att påminna om att det finns en kommentar.

Om en ny partnerkommentar läggs till eller uppdateras kommer detta att framgå på en order under en månads tid. Det markeras med ett gult fält med texten Nya kommentarer under Partnerkommentarer i ordern.

Kontakter

Kontaktperson på dokument

När en kontakt har skapats kan kontakten anges som kontaktperson på dokument. Det kan exempelvis vara kontaktpersonen hos en kund som har beställt varor. På så sätt vet ni vem ni ska kontakta vid frågor gällande ordern eller om det sker oförutsedda händelser, som gör att ni inte kan leverera alla varor med en leverans.

Håll koll på dina partners kontaktuppgifter

Du kan lägga till kontakter för att enklare hitta dem när du behöver kontakta en kund, leverantör, transportör eller andra samarbetspartners.

Lägg till en kontakt för att lägga till fler mottagare av e-postmeddelanden

När du mejlar dokument direkt från tracezilla kan du välja flera mottagare. Dessa kan läggas till individuellt som kontakter.

Du kan bocka i vilka dokument kontakten ska få via mejl. Alla kontakter som bockats i för dokumenttypen faktura, kommer alltså att få fakturor via e-post.

Exempel

En faktura ska skickas till två kontakter och en fakturamottagare (faktureringsadress), Anna Andersson, Pelle Pettersson och bookkeeping@test.com

Anna Andersson läggs till som en kontakt med e-postadress annaandersson@test.com
Pelle Pettersson läggs till som en kontakt med e-post pelle@example.com
Och en kontakt för fakturamottagaren bookkeeping@test.com läggs till.

Dokumenttyperna Faktura och Kreditnota bockas i för alla tre kontakter. Du bör alltid kontrollera att korrekta e-postadresser visas första gången du skickar ett e-postmeddelande till kunden.

Om ingen kontakt läggs till

Om inga kontakter har lagts till, eller om en specifik dokumenttyp inte har markerats, används e-postadressen från partnerns grundläggande info.

Du kan också lägga till eller ändra e-postadresser manuellt när dokument skickas med e-post.

Genvägar från partnern och viktig info

På varje partner kan du se kundens saldo och dina intäkter för den specifika partnern. För leverantörer, producenter och speditörer kan du se ditt totala inköps-/betalningsbelopp för partnern, och antalet försäljnings- och inköpsorder som involverar partnern.

Skickade meddelanden är en genväg till att få överblick över vilka dokument som har skickats till partnern via mejl. Genom att klicka på Skickade meddelanden kommer du till Skickade e-post-översikten.

Artiklar visar antalet artiklar som har en partnerrelation med partneren. Klicka på Artiklar för att se listan över de kopplade artiklarna.

Kundsaldot visar det fakturerade beloppet som ännu inte har betalats. Kundens saldo ändras när fakturorna betalas. Kundsaldot synkroniseras kontinuerligt med ditt bokföringssystem. Genom att flytta markören över kundsaldot kan du se när det senast uppdaterades.

Inkomst viser hur mycket en kund har köpt för eller hur mycket företaget har handlat för hos en leverantör. Det är summan av försäljningsordrarnas/inköpordrarnas värde.

Försäljning och Inköp visar det totala antalet försäljningsordrar och inköpsordrar för partnern. Om du klickar på försäljning eller inköp kommer du att navigeras till orderöversikten över partnerns ordrar.

Bredvid ordrar, intäkter och kundsaldo finns en genväg för att skapa ordrar. Klicka på Skapa i det övre högra hörnet. En del av kundinformationen fylls automatiskt i.

Massåtgärder

Massåtgärder gör det lätt att massuppdatera inställningar på partners.

Följande massåtgärder är tillgängliga för partners:

• Lägg till tagg
• Ta bort tagg
• Sätt överordnad partner. Välj en paraplyorganisation, t.ex. om kunden är en butik som ingår i en detaljhandelskedja.
• Ställ in kundfas. Kundfasen används i CRM-översikten för att ge överblick över aktiva kunder, leads osv.
• Ställ in ägare. Välj en användare som är kundens/leverantörens primära kontaktperson från ditt företag.
• Välj språk. Språket används när du skapar dokument.
• Ange valuta. Välj den valuta som du handlar med kunden/leverantören i.
• Välj detaljhandelsprisens valuta. Används för att skicka produktkatalog med föreslagna återförsäljningspriser - priset ställs in på artiklar.
• Välj fakturaåtgärd. Fakturaåtgärden är det som ska ske direkt efter att en faktura har skapats.
• Prislista, Inköp. Koppla en prislista till en eller flera leverantörer.
• Prislista, Försäljning. Koppla en prislista till en eller flera kunder. *OBS! Du behöver inte koppla en global prislista till kunder.
• Relationer > Fakturera till.
• Relationer > Speditör.
• Ta bort valda. Endast partners som inte har använts kan tas bort från applikationen.