Opret fakturaer til forudbetaling af varer
Du kan følge denne vejledning i tilfælde af, at en kunde skal betale for varer forud for levering af varerne, og betalingen skal deles op.
I den øverste del af vejledning, bliver du guidet igennem, hvad du skal være opmærksom på, når salgsordren og fakturaerne oprettes.
I den nederste del kan du se et eksempel på håndtering af en salgsordre, hvor betalingen deles op i to. Dermed skal der oprettes to fakturaer.
Sådan gør du: opret salgsordre og fakturaer
- Opret salgsordren. Her kan du følge denne vejledning.
- Når du opretter ordrehovedet (ordredetaljer, betalingsbetingelser, leveringsbetingelser) til salgsordren, skal du være opmærksom på at vælge betalingsbetingelsen Forudbetalt. I feltet netop under angives selve betingelserne for aftalen som tekst fx “Forudbetales iht. aftale med J. Jensen” eller “Forudbetaling 12.11.20”.
- Tilføj varerne som sælges ved at klikke på Tilføj varepartilinje, og skriv prisen ind for hver vare, hvis ikke prisen hentes automatisk fra en prisliste.
- Beløbet som ikke skal betales nu (det resterende beløb udover forudbetalingen) fratrækkes den samlede pris for varerne på en negativ servicelinje. Klik på fanen Servicelinjer og derefter Opret servicelinje. Du kan se eksempel nedenfor.
- Klik på Opret faktura i øverste højre hjørne, når ordrehovedet og ordrelinjerne er udfyldt. Når første faktura oprettes, vælges Valg af levering til Fakturér alt - undlad levering.
- Når næste faktura skal oprettes, redigeres servicelinjen forinden da til 0 kr. Se eksempel nedenfor for forklaring.
- Klik på Opret +/- faktura. Ved den endelige fakturering af den resterende del af prisen for varerne, vælges Lever alle varepartilinjer og fakturér i feltet Valg af levering.
Eksempel
En kunde har bestilt varer for i alt 1.140 kr. foruden moms. Kunden betaler i to rater. Den første betaling på 500 kr. den 12.11.20. Det resterende beløb på 640 kr. den 21.12.20.
Den samlede pris for varerne på 1.140 kr. fratrækkes 640 kr., som er den sidste del af beløbet, som skal betales. En faktura på dette oprettes og sendes til kunden.
Når den sidste del af beløbet skal betales, rettes den negative servicelinje ned til 0 kr og en +/- faktura (justeringsfaktura efter først oprettede faktura) oprettes. tracezilla vil registrere at det beløb som tidligere var i minus (640 kr.) nu er i plus, således at en faktura på 640 kr. udstedes.
Priserne i eksemplet er uden moms. På fakturaerne vil priserne være med moms.
Når ordrehovedet er udfyldt og varerne er tilføjet til ordren, oprettes den negative servicelinje fx som vist herunder. Husk negativt fortegn - (minus) i feltet Pris.
Derefter klikkes på Opret faktura i øverste højre hjørne. Et dialogvindue kommer frem. Her vælges at ordren skal faktureres, men varerne skal ikke leveres endnu. Husk at vælge den korrekte betalingsdato. Datoen bliver ikke automatisk beregnet, når betalingsbetingelsen er Forudbetalt eller Brugerdefineret.
Herunder kan du se et eksempel på, hvordan linjerne med varepartierne og den negative servicelinje ser ud på den første faktura. Subtotalen er det beløb, som skal forudbetales i dette eksempel. Derefter tillægges moms.
Når den næste og sidste faktura skal oprettes, redigeres servicelinjen til 0 kr. tracezilla vil selv beregne, at 640 kr. mangler at blive betalt af varernes pris. Du kan ændre linjeteksten til servicelinjen og fx skrive en reference ind til den første faktura.
Der klikkes på Opret +/- faktura i øverste højre hjørne, for at oprette den sidste faktura. Husk at ændre betalingsdatoen. Valg af levering sættes til at markere varerne som leveret i forbindelse med at fakturaen oprettes.
Servicelinjen på den sidste faktura vil se således ud. I subtotalen står det resterende beløb på 640 kr. som skal betales. Derefter tillægges moms.
Du kan altid finde fakturaerne under den gule sektion Hurtigadgang til dokumenter.
