Ekologiredovisning i tracezilla

tracezilla gör det lätt att hantera din ekologiredovisning. Det är viktigt att du förstår nyckelfunktionerna i tracezilla. För att hantera ekologiska produkter på rätt sätt är det viktigt att du använder följande funktioner i tracezilla:

• Recept. Läs om att skapa recept (recept) här.
• Certifikat. Läs om certifikat här.
• Lagerinventering. Läs mer om inventering här.
• Massbalans. Du kan läsa mer här.
• Avvikelserapporten

Viktiga inställningar

När du börjar med ekologiredovisningen i tracezilla, ska du ha koll på följande data:

1) Börja med att skapa certifieringsorganet (kontrollorganet) som partner. Lägg till certifieringsorganet genom att klicka på partners i toppmenyn. Klicka på Lägg till partner i det övre högra hörnet. Fyll i fälten - det räcker med Land och Partnernamn. De andra fälten är inte obligatoriska.

2) Koppla certifieringsorganet till dina ekologiska artiklar.
För att tracezilla ska veta vilka artiklar som ska redovisas måste du ange certifieringsorgan för de ekologiska artiklarna. Det enklaste sättet att göra detta är att ladda ner en fil med dina artiklar och ladda upp filen till tracezilla efter att ha lagt till CA. Klicka på Lager i toppmenyn och välj Artiklar i menyn. Klicka på Importera > Hämta importmall. Kopiera namnet på certifieringsorganets partner från tracezilla och klistra in det i Excel-arket under kolumn BD bredvid de artiklar som är ekologiska. Spara filen och importera till tracezilla under Lager > Artiklar genom att klicka på Importera > Ladda upp fil.

Lagerinventering

Du ska inventera ditt lager i början av en ny redovisningsperiod. Du måste själv bestämma hur ofta ekologiska räkenskaper ska beräknas.

Se till att ta med alla varor, färdigvaror samt råvaror. Kom ihåg att notera spårbarhetsinformation, t.ex. varupartinummer och utgångsdatum för varje varuparti. Du kan skriva ut eller ladda ner en inventeringslista från tracezilla. Läs mer om lagerinventering här.

Balansrapporten

Du ska dokumentera balansen mellan vad som gått in och ut i dina ekologiska produktioner.

Massbalansrapporten beräknas utifrån en räkning av det fysiska lagret och dina registreringar via odrar i tracezilla. När mängderna av dina varor har justerats efter inventeringen kommer eventuella avvikelser fram i massbalansrapporten.

Du hittar input-output-kontot genom att klicka på Lager i toppmenyn och välja Massbalans i menyn.

Orsak till stora avvikelser

Om du har markanta avvikelser i din massbalansrapport ska du beskriva varför. Du ska också beskriva vilka åtgärder du ska vidta för minska avvikelserna.

Du kan använda Avvikelsesrapporten för att identifiera var avvikelserna har uppstått. Om det finns 0 under kolumnen Förväntat, är detta en indikator på att det inte finns något recept kopplat till produktionsordern, och detta kommer att orsaka en skillnad i massbalansrapporten. Dessutom kommer den största avvikelsen att visas överst i rapporten, så det går snabbare och lättare för dig att gå igenom alla avvikelser.

Kortfattat: det ekologiska kontot

Den ekologiska redovisningen består av lagerinventeringen, massbalansredovisningen och eventuella orsaker till större avvikelser. Dessutom är det viktigt att du alla bilagor och dokument såsom fakturor och recept som underlag i ekologiredovisningen.