Förpackningsredovisning - utökat producentansvar
Många företag måste nu redovisa hur mycket förpackningar de skickar på den svenska marknaden, och betala för hanteringen av förpackningarna när det blir avfall enligt det utökade producentansvaret för förpackningar. Du kan läsa mer om det utökade producentansvaret i vårt blogginlägg och mycket mer på bl.a. Naturvårdsverkets hemsida.
Om ditt företag omfattas av rapporteringskravet kan du hantera detta med tracezilla. Med funktionen Mängddeklarationer är det möjligt att registrera vilka förpackningar i vilka mängder som används för varje artikel och som därmed också blir avfall som ska hanteras. När det är dags att rapportera kan du generera en rapport utifrån mängddeklarationerna och företagets försäljningsdata.
1) Aktivera Mängddeklarationer
Mängddeklarationer är ett tillägg i tracezilla som alla användare har tillgång till utan extra kostnad. Om du inte redan har använt detta tillägg, kan du börja med att aktivera tillägget. Om du redan använder funktionen, kan du skippa detta steg.
- Klicka på ditt företagsnamn i det övre högra hörnet och välj Företagsinställningar från dropdown-menyn.
- Klicka på menyalternativet Tillägg på vänster sida.
- Aktivera funktionen Mängddeklarationer.
2) Skapa relevanta typer av förpackningsavfall
Förpackningsavfall kan delas in i olika kategorier och det finns tre parametrar som definierar en förpackningskategori: avfallskategori, avfallsdestination och avfallsmaterial. Om ditt företag t.ex. båda använder plast som blir avfall i detaljhandeln och hos slutanvändaren, då är det två olika förpackningskategorier. En mängddeklaration ska skapas för varje enskild förpackningskategori och mer än en mängddeklaration kan också skapas för samma förpackningskategori om det gör registreringen mer hanterbar och/ eller det förväntas att denna typ av förpackning kommer att behöva registreras separat i framtiden (t.ex. plast som kan delas upp i mjuk och hård plast).
Funktionen Mängddeklarationer finns under Företagsinställningar i avsnittet Strukturer och klassificeringar.
En ny mängddeklaration skapas genom att klicka på Lägg till ny i det övre högra hörnet. Mängddeklarationer har en rad olika användningsområden i tracezilla och därför har funktionen fält som inte är relevanta för förpackningar.
En mängddeklaration för en förpackningskategori skapas enligt följande:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Namn | Skapa ett namn som är meningsfullt i förhållande till kategorin och som gör det enkelt att skilja på olika kategorier, ev. av samma material. |
| Referenskod | Skapa ett nummersystem som ger bra sökbarhet, t.ex. en förkortning och ett antal siffror. |
| Beräkningsgrund | Välj Fakturerat. Använd invoiced i importmallen. |
| Använd kvantiteter från | Om förpackningar rapporteras till flera olika instanser, där t.ex. skattesatsen varierar, det går att skapa en “master” på en viss typ av förpackning, så att mängderna endast behöver registreras på ett ställe, medan den individuella mängddeklarationen kan anpassas efter instans. |
| Enhet | Kg. |
| Taggar | Inte nödvändigt men kan användas. |
| Är denna kvantitetsspecifikation aktiv? | Ja. |
| Kostnadskategori | Förpackning. Använd packaging i importmallen. |
| Enhetspris | Om avgiftpriset är känt kan det noteras här. |
| Komponent | Förpackning. Använd packaging i importmallen. |
| Är ingrediens? | Nej. |
| Är allergener? | Nej. |
| Avfallskategori | Välj återvinningsbart, icke-återvinningsbart eller farligt beroende på förpackningen. Använd recyclable, non_recyclable eller hazardous i importmallen. |
| Avfallsdestination | Välj hushåll eller kommersiellt beroende på förpackningen. Använd hushåll eller kommersiellt i importmallen. |
| Avfallsmaterial | Välj rätt material beroende på förpackningen. Om förpackningen består av flera olika material som inte går att separera, välj Blandat. Använd Kartong, Papper, Järnmetaller, Aluminium, Glas, Plast, Livsmedels- och dryckeskartonger , Trä eller Blandat i importmallen. |
Om mängddeklarationen ska begränsas till vissa ordrar kan fliken Begränsa till ordrar som är… användas. Begränsningar kan göras i förhållande till leveransdatum, certifieringsschema för varuparti, partnerland och partnertagg.
Det är möjligt att massskapa mängddeklarationer med en importmall. Importmallen laddas ner genom att klicka på Importera > Ladda ned importmall. Befintligt innehåll i mallen kan eventuellt tas bort. Fyll i kolumnerna jfr beskrivningen i tabellen ovan - kolumn A ska inte fyllas i för nya mängder. När du är klar, ska du spara mallen och ladda upp den genom att klicka på Importera > Ladda upp fil igen.
3) Registrera mängden förpackningsavfall per artikel
Det är viktigt för giltigheten av de uppgifter du rapporterar att korrekta mängder registreras i mängddeklarationerna. Du ansvarar för att de angivna värdena är korrekta. Det är också viktigt att det inte kontinuerligt görs olämpliga ändringar i mängder, recept och artiklar, se sista avsnittet i vägledningen om detta.
Alternativ A: Registrera direkt på dina artiklar
Om ditt företag inte har produktionsmodulen i tracezilla kan de mängder förpackningar som blir avfall registreras för den enskilda artikeln. Detta görs antingen genom att manuellt ange det i den enskilda artikelns inställningar, under fliken Mängddeklarationer. Alternativt kan det göras genom att använda mallen för artiklar. Vänligen läs generellt om importmallen här, och se en kort beskrivning av användningen i förhållande till mängddeklarationer nedan.
OBS! Mängden förpackningsavfall ska anges i förhållande till artikelns primära måttenhet (se fliken Mått och enheter i artikelns inställningar). Om artikeln sätts upp med en fast boxenhet (t.ex. förpackning) eller en förpackningsstorlek är det inom tidsperioden man tittar på förpackningar pr. box enhet/paket men per primär måttenhet, som vanligtvis är bitar, kilogram eller liter.
Importmallen kan laddas ner under Lager > Artiklar. Använd vid behov filtret på vänster sida av skärmen för att sortera efter relevanta artiklar, t.ex. med taggar eller kategori. Klicka på Exportera > Mängddeklarationer. I den exporterade xlsx-filen visas alla aktuella mängddeklarationerna för de valda artiklarna. Ta vid behov bort det befintliga innehållet och skapa en rad per mängddeklaration per artikel. Dvs. att om du behöver registrera två kvantiteter av samma artikel måste du skapa två rader för samma artikel. Det är nödvändigt att fylla i kolumner B och antingen D eller E, och G.
Alternativ B: Beräkna mängden förpackningsavfall med hjälp av recept
Om ditt företag har produktionsmodulen i tracezilla kan du använda båda sätten (Alternativ A + B). Mängden förpackningsavfall på färdigvaror kan dock även beräknas med hjälp av dina recept, om förpackningen är registrerad i ditt recept.
Börja med att registrera rätt kvantiteter på dina förpackningsartiklar - följ proceduren som beskrivs ovan. Kom ihåg att ta hänsyn till måttenheterna för artiklarna och kvantiteterna.
När mängddeklarationerna har skapats på alla relevanta förpackningar kan tracezilla beräkna och registrera mängden förpackningsavfall på dina färdigvaror med en massåtgärd.
Gå till Lager > Artiklar och bocka i alla de artiklar som du vill ha förpackningsmängdsuppgifterna registrerade för. Du kan också markera alla artiklar och klicka på knappen Massåtgärder och välja Beräkna avfall.
För att mängden förpackningsavfall ska kunna beräknas måste ett recept läggas till på färdigvaran. Funktionen beräknar ett steg tillbaka - det vill säga funktionen granskar förpackningsmängddeklarationerna för de förbrukade artiklarna och överför rätt mängder till den producerade artikeln i ett recept. Om du producerar i flera steg (halvfabrikat) kan det därför bli nödvändigt att göra beräkningen på flera nivåer.
Det är också möjligt att beräkna mängden förpackningsavfall på den enskilda artikeln som produceras utifrån dess recept.
Rapportering av förpackningsavfall
När mängden förpackningsavfall ska redovisas kan du få en överblick över mängderna i rapporten Mängddeklaration/Komponent/ I ordrar. Läs mer om rapporten här.
Var uppmärksam på ändringar i kvantiteter, recept och artiklar
Mängden förpackningsavfall beräknas utifrån mängddeklarationerna för de aktuella artiklarna och hur mycket av de olika artiklar som har sålts under en given tidsperiod. tracezilla utgår från den kvantitet som registrerats i mängddeklarationera för alla relevanta artiklar när rapporten genereras. Det betyder att tracezilla inte tar hänsyn till förändringar i mängddeklarationerna över tid.
Om det sker förändringar i förpackningen av dina färdigvaror rekommenderar tracezilla därför att du skapar en ny artikel med ett nytt recept och de nya mängderna i mängddeklarationerna på artikeln. På så sätt kan du säkerställa att du registrerar mängden av ditt förpackningsavfall korrekt.