Vägledningar

Dokumentation av tracezilla

Export

När ditt företag ska exportera varor till utländska kunder kan det kräva många anpassningar, t.ex. i momsupplägg och dokumentation. Några av de typiska punkter du bör tänka på i samband med export beskrivs nedan, samt länkar till instruktioner mm. till de enskilda punkterna.

 

Bokföringsregler

Det kan bli nödvändigt att sätta upp några bokföringsregler för vilka fakturor och utlägg som ska bokföras på de olika bokföringskontona, t.ex. beroende på om det är hemlandet, EU eller ett tredjeland.

 

CMR fraktsedel

Om du vill skapa en CMR-fraktsedel kan du följa denna guide.

 

EDI med utländska partners

tracezilla har flera inbyggda integrationer med EDI-system som möjliggör handel via EDI till partners utomlands.

 

Export deklaration

En exportdeklaration infogas vanligtvis som standardtext längst ner på orderdokument. Regler kan sättas upp utifrån t.ex. för vilka länder texten ska visas för.

Du kan själv infoga och anpassa standardtexter på orderdokument genom att följa denna guide (EN).

Om du har några tvivel är du också välkommen att kontakta tracezilla Support.
Kunder kan skriva till e-postadressen support@tracezilla.com.

Du kan hjälpa oss att hjälpa dig om du lägger texten i mejlet och beskriver i vilka fall texten ska förekomma, t.ex. om texten är villkorlig av ett specifikt partnerland.

EORI

EORI-numret (Economic Operators Registration and Identification) är relevant i samband med export till Storbritannien.

På företagets egen partnerprofil (Min partner), och på partners med partnerland GB, finns ett separat fält för att ange EORI-ID. Fältet finns i partnerns Grundläggande info.

Intrastat-rapport

Intrastat är en månadsvis undersökning om Sveriges varuhandel med övriga EU-länder.

Det är ett lagstadgat krav (jfr EU-förordning nr 638/2004) för svenska företag att rapportera till Intrastat om de överskrider en viss tröskel.

Med intrastatrapporten i tracezilla slipper du lägga in data manuellt när du rapporterar till Danmarks Statistik, vilket sparar tid och resurser.

Du hittar våra instruktioner för Intrastat-rapporten här.

Du kan läsa mer om Intrastat på SCBs hemsida.

MOMS

När du handlar med utländska partners måste du vara medveten om de relevanta momssatserna för de enskilda länderna. I de flesta fall bör ordrar till utländska partners vara momsfria. Men det kan finnas undantag, som t.ex till Sverige som har flera olika satser.

Om ditt företag har ett eller flera utländska momsnummer måste du förmodligen skapa flera fakturanummerserier skapas. Kontakta sedan tracezilla Support för vägledning. Kunder kan skriva till support@tracezilla.com.

Läs om momsinställningar i tracezilla i den här guiden.

Ursprung i dokument

Det finns ofta krav på att en produkts ursprung ska visas i dokument

Ursprungsdeklaration

En ursprungsdeklaration/deklaration om föredraget ursprung kan infogas på orderdokument som en standardtext som läggs till automatiskt utifrån det valda landet. Du kan själv infoga och anpassa standardtexter på orderdokument genom att följa denna guide. Vänligen mejla support@tracezilla.com om du vill ha hjälp med uppsättningen.

Partnerinställningar

Det finns bara några få punkter som du behöver vara extra uppmärksam på när du skapar utländska partners. Detta gäller partnerland, valuta, föredraget språk och relevanta taggar. Under platser är det också viktigt att notera att rätt land också har valts för de enskilda platserna.

När denna information är korrekt inställd kommer den att möjliggöra automatisering i samband med export.

Om du är osäker på hur du skapar en ny partner kan du följa denna guide.

Priser

Om du skapar en order för en utländsk partner, på vilken en annan valuta än din standardvaluta anges, kommer priserna på ordern att tas från din globala standardprislista, om inte annat anges på partnern. Om du vill skapa en separat prislista för utländska kunder kan du skapa en genom att följa vår guide till prislistor.

En global prislista skapad med en specifik valuta kommer att gälla för alla partners som är associerade med den specifika valutan och priserna kommer automatiskt att läggas till i ordrar.

Spårbarhet

Du kan lägga till spår för spårbarhet, som t.ex Ursprung, råvara, och Förmånsberättigat ursprung på de enskilda varupartierna, för att uppfylla krav från myndigheter i de enskilda exportländerna. Dessa spår visas på orderdokument. Läs hur du lägger till spår i den här guiden.

Läs mer om alternativ för att lägga till ursprung på dokument i denna guide under menypunkten Ursprung i dokument.

Språk

Om du vill skapa en ny partner som ska ta emot dokument på ett specifikt språk måste du först och främst aktivera önskat språk i dina Företagsinställningar. Du kan se hur i denna guide.

Standardtext på orderdokument

När du säljer varor till utländska kunder finns det ofta andra krav på vilka uppgifter som ska framgå av olika orderdokument som följesedlar och fakturor. Du kan själv infoga och anpassa standardtexter på beställningsdokument genom att följa denna guide (EN).

Tariffkoder

Tulltariffkoder används vid import och export av varor. Tulltaxan är ett uppslagsverk där produktkoder och tullsatser finns. Den digitala versionen av tulltaxan finns här.

I tracezilla anges tulltaxekoder som artikelattribut. Läs hur i den här guiden.

Övriga länder utanför EU

Länder utanför EU som inte ställer specificerade krav för dokumentation är länder som ligger utanför EU:s gränser och som inte faller under andra former av handelsavtal.

För export till tredje land gäller livsmedelsexportförordningen. Vägledning för livsmedelsexportordern finns här.

Valuta

Växelkurser i tracezilla hämtas direkt från Europeiska centralbanken.

Valuta på order fylls i automatiskt baserat på vald valuta i partnerns instøällningar. Du kan enkelt ändra valutan för en order. Kom ihåg att växelkursen behöver uppdateras i så fall.

Översikt