Certificats
À propos des certificats
Il existe plusieurs systèmes de certifications au sein de l’industrie alimentaire. Les certificats sont des documents authentifiés prouvant la qualité ou le statut d’une entreprise ou d’un bien.
Un certificat est délivré par un organisme de contrôle ou un organisme de certification après inspection d’une entreprise. Selon le système de certification, l’organisme de certification est une autorité, une institution ou une entreprise privée.
Une entreprise peut par exemple être certifiée dans des normes de sécurité et de qualité spécifiques, certifiée à fabriquer des aliments biologiques, certifiée pour utiliser une méthode de production spécifique, etc.
Les entreprises alimentaires sont responsables de la collecte et du stockage des certificats de leurs fournisseurs afin de fournir une documentation sur le statut des produits, par ex. des produits biologiques ou certificat d’analyse pour certains produits.
Comment ajouter des certificats dans tracezilla
tracezilla fournit un système de stockage des certificats. Dans la vue des certificats, vous pouvez utiliser les filtres pour rechercher des certificats spécifiques, des certificats émis par un certain organisme de contrôle, des certificats expirés ou des certificats sur le point d’expirer dans un mois. Le widget Avertissements de certification sur le Tableau de Bord affiche les certificats sur le point d’expirer et les certificats déjà expirés.
Pour ajouter un certificat dans tracezilla, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur Partenaires dans le menu du haut et sélectionnez Certificats dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Ajouter un certificat dans le coin supérieur droit de la vue.
- Sélectionnez le partenaire certifié. Le mot « Partenaire » dans tracezilla est un nom collectif pour les clients, les fournisseurs, les transitaires, les organismes de contrôle etc. Si vous n’avez pas encore créé le partenaire dans tracezilla ou les partenaires synchronisés à partir de votre système comptable, vous pouvez ajouter un nouveau partenaire en cliquant sur +.
- L’organisme de certification est également un partenaire. Si vous avez déjà ajouté l’organisme de certification en tant que partenaire, il apparaîtra lorsque vous commencerez à saisir une partie du nom. Si vous n’avez pas encore ajouté l’organisme de certification, vous pouvez cliquer sur + et remplir les détails de l’organisme de certification.
- Remplissez les champs avec des informations sur la référence, la date d’émission, la date à partir de laquelle le certificat est valide et la date à laquelle il expire.
- Si le certificat est accessible au public, vous pouvez insérer un lien vers le certificat.
Ajoutez ou modifiez vos propres certificats
Vous pouvez ajouter et modifier vos propres certificats dans les paramètres de votre entreprise.
- Cliquez sur le nom de votre entreprise à droite dans le menu du haut. Sélectionnez Paramètres de l’entreprise dans le menu déroulant.
- Cliquez Mon Partenaire à gauche. Voici vous pouvez ajouter des certificats que vous pourriez avoir d’un ou plusieurs organismes de certification. Cliquez sur Ajouter un certificat.
- L’organisme de certification est un partenaire comme les autres partenaires. Si vous avez déjà ajouté l’organisme de certification en tant que partenaire, il apparaîtra lorsque vous saisirez une partie du nom. Si vous n’avez pas encore ajouté l’organisme de certification, vous pouvez cliquer sur + et remplir les détails de l’organisme de certification.
- Remplissez les champs avec des informations sur la référence, la date d’émission, la date à partir de laquelle le certificat est valide et la date à laquelle il expire.
- Si le certificat est accessible au public, vous pouvez insérer un lien vers le certificat.
Ajouter un certificat d’analyse
Si vous souhaitez stocker des certificats d’analyse pour certains lots, vous pouvez ajouter le certificat au bon de commande et vous pouvez ajouter une trace au lot.
- Cliquez sur Achats dans le menu du haut et sélectionnez Commandes dans le menu déroulant.
- Recherchez et cliquez sur le bon de commande spécifique dans lequel vous souhaitez télécharger le fichier (certificat d’analyse). Vous pouvez utiliser les filtres dans la partie gauche de l’écran pour rechercher la commande.
- Cliquez sur Fichiers situé au centre de l’écran.
- Cliquez dans le champ pour choisir et télécharger le fichier.
- Lorsque le fichier est téléchargé, vous pouvez Autoriser l’accès au fournisseur, au transitaire et aux autres. Lorsque vous autorisez l’accès, vous autorisez l’envoi du fichier avec les documents par courrier électronique, par ex. lors de l’envoi de la confirmation de commande au fournisseur ou du bon de livraison au transporteur.
Si vous souhaitez que la référence du certificat apparaisse également sur le lot, vous pouvez ajouter la référence sous forme de trace. Accédez à Lignes de lot sur le bon de commande, cochez la case sur la ligne de lot et cliquez sur Ajouter une trace. Sélectionnez le système de trace Autre et indiquez la référence. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la trace.
