Fem trin til smidig økologikontrol

Du kender det sikkert godt.

Fødevarekontrollen triller ind på parkeringspladsen, og din puls stiger. Det er tid til at bevise, at du gør, hvad du har lovet.

Gisp!

Eller hvad?

For at få et smidigt kontrolbesøg er det vigtigt, at du kan dokumentere, at du driver virksomhed, som du har forpligtet dig til.

I dette indlæg guider vi dig igennem de fem vigtigste ting, der forbereder dig bedst muligt til kontrollen af din fødevarevirksomhed.

Og så viser vi dig en lille øvelse, så du selv kan teste, om du har styr på det hele. Mere om den senere.

 

Ro i maven kræver forberedelse

Økologikontrollen udføres som en del af den almindelige fødevarekontrol som foretages af Fødevarestyrelsen. Det er (faktisk) en hjælp til dig og dine kunder, der sikrer, at dine varer er reelt er økologiske.

Når du sælger eller producerer økologiske fødevarer, skal du ikke bare have styr på, at dine økologiske fødevarer lever op til økologikravene og overholder reglerne. Du skal også have styr på, hvordan du sørger for det.

Når Fødevarestyrelsen kommer på besøg, skal du kunne finde dine dokumenter frem, mens kontrollanten venter. Og det er her, vi ofte ser udfordringer. Der er flere, der har svært ved at finde dokumentation for afvigelser, mærkning og spild på stedet. Det kræver, du har styr på, hvor dokumentation er. Det hjælper vi dig med her, så du undgår at skulle eftersende dokumentationen.

 

Få styr på egenkontrollen af økologi

Du har en masse procedurer for egenkontrol af økologi. Du udfylder egenkontrolskemaer, tjeklister og kritiske kontrolpunkter.

Det gør du, ik? Ellers tjek Fødevarestyrelsens vejledning til egenkontrol.

Men har du helt styr på, hvordan du opbevarer dine kontrolskemaer? Bliver de udfyldt på samme måde hver gang? Er der rigtig dato på, og har du helt styr på, hvem der egentlig foretog kontrollen?

Hvis ikke kan det måske være årsagen til at dine håndflader bliver rigtig svedige, når Fødevarekontrollen kommer på besøg.

Derfor har vi et par tips til, hvordan du får styr på din økologi-egenkontrol.

• Først og fremmest er økologi-egenkontrol en opgave, der ikke må lande mellem to stole. Derfor kan det være en rigtig god idé at udpege en hovedansvarlig.
• Når du bestiller nye varer, så lav en kalenderpåmindelse om, at den ansvarlige skal føre kontrol ved modtagelse af varer.
• Lad den ansvarlige samle dokumenter fra økologiegenkontrollen samme sted. Det kan være en mappe med et excel-ark og egenkontrolskemaer. Her kan den hovedansvarlige begrunde afvigelser, og nedskrive hvordan fejlen er blevet rettet. Hav også gerne dokumentationen digitalt på et fælles drev.

Har du styr på dokumentationen af din egenkontrol, får du et nemmere kontrolbesøg.

 

Tjek op på certifikater

Certifikater er kvalitetsstemplet for din produktion og handel med økologiske varer. Når du producerer og handler med økologiske fødevarer, er det ikke nok bare at have styr på dine egne procedurer. Du er ansvarlig for, at dine leverandørers dokumentation er gældende for alle de produkter, du bestiller, og at leverandørens certifikat til enhver tid er gyldigt.

Derfor skal du have styr på, hvornår dine certifikater udløber og hvornår dine leverandørers certifikater udløber.

For at sikre, at du ikke bliver overrasket over et udløbet certifikat, kan du:

• Lave en liste over dine leverandørers certifikater.
• Hente certifikaterne og organisere dem i en mappe på et online (evt. fælles) drev - så sikrer du, at dokumentationen for tidligere forsendelser opbevares, selv efter udløb af cerfikatet.
• Sætte kalenderpåmindelser for hvert certifikat som udløber en specifik dato - er dine certifikater udløbet, så hent det nye certifikat på Europakommisionens side Traces eller tjek listen over godkendte kontrolorganer.

Læs hvordan vi i tracezilla griber håndtering af certifikater an.

 

Er lageroptællingerne i orden?

Det er en klassisk udfordring at holde styr på, hvad du har sendt afsted, og hvad du fysisk har tilbage på lager.

Det kan være, at der på optællingsdagen bliver modtaget, produceret og afsendt varer, så du tæller nogle varer, som to timer senere har forladt lageret, og kommer ved en fejl til at opskrive lageret.

Hvis du laver en lageroptælling, hvor der er flere varer på lager end du rent faktisk har til rådighed, korrigerer du forkert i dit balanceregnskab, og så går regnskabet simpelthen ikke op.

Mangelfuld eller ukorrekt lageroptælling kan være en rigtig tidsrøver under kontrolbesøget.

Derfor bør du indføre en rigtig god arbejdsgang her.

• Hver gang du fjerner en vare fra lageret, skal du markere, at den er udgået af lagerbeholdningen. Sæt evt. et skema op til formålet.
• Hvis du modtager nye varer, skal vareforsyningerne registreret ud fra eksempelvis følgesedler. Husk at notere alle varen sporbarhedsdetaljer på følgesedlen, hvis ikke leverandøren har noteret datoer og batchnr.

Så har du både dokumentation for en fast procedure at vise til kontrollen, og du har styr på dit lager.

Det bliver du glad for :-)

 

Få styr på økologiregnskabets dele

Når du handler og producerer økologiske fødevarer, forpligter du dig til at kunne dokumentere balancen mellem indgående og udgående varer. Derfor kaldes økologiregnskabet også balanceregnskab.

Økologiregnskabet følger varer fra start til slut

Formålet med økologiregnskabet er, at man skal kunne følge varernes bevægelse gennem virksomheden. Det skal give et overblik for dig og for Fødevarestyrelsen om der produceres eller sælges den mængde økologiske færdigvarer, der svarer til den mængde økologiske råvarer som kom ind i virksomheden.

Proceduren for et økologiregnskab består grundlæggende af fire trin:

• Foretag en lageroptælling
• Indsaml dokumentation
• Afstem råvarer og færdigvarer for hver vareart
• Beskriv begrundelse for større afvigelser

Se hvordan tracezilla hjælper dig med disse trin.

Opskrifterne er regnskabets basis

Et par af de fejlkilder, som vi ofte støder på, er hvordan man registrerer variationer af opskriften og af spild.

Hvis du for eksempel konsekvent bruger mere eller mindre i din produktion end der står i opskriften, stemmer økologiregnskabet ikke.

Dine opskrifter er basis for økologiregnskabet. Det er fundamentet for administrationen af dit produkt, og danner grundlaget for dine næringsdeklarationer og ingrediensliste.

Tag et kig på hvordan vi kan hjælpe med økologiregnskabet i tracezilla. 

Du får styr på opskrifterne på den her måde:

• Gå opskrifterne igennem en gang om måneden og tjek om din seneste måneds produktion stemmer overens.
• Når du ser større afvigelser, så husk at finde årsagen med det samme. Det er svært at erindre hændelser fem måneder tilbage.
• Måske skal opskriften justeres, fordi du lige er startet og hurtigt bliver klogere på mængder og ingredienser. Så juster opskriften med det samme og noter hvorfor.
• Hvis du ændrer fremgangsmetoder eller udskifter ingredienser skal du lave en ny opskrift, så den stemmer overens med din nye praksis. Gem den gamle opskrift og noter hvorfor og hvordan du har ændret opskriften. Giv opskrifterne numre efter versioner og datoer for ændring.
• Laver du en ny opskrift, så tjek lige om du skal ændre dine labels/etiketter ift. ingrediensliste og næringsindhold.

Så har du ro i maven ved økologikontrollen.

Notér al spild

Spild er endnu en af de typiske årsager til, at økologiregnskabet ikke stemmer. Det er typisk, at man smider en dårlig vare ud, men glemmer at notere det. Derfor er det vigtigt at indføre en arbejdsgang, hvor du husker at notere varetab med det samme.

Det kan nemlig være lidt af et detektivarbejde, at finde frem til flere afvigelser langt tilbage i tiden, hvor hukommelsen ikke rækker.

 

Mærkning af økologiske varer

Der er stor tillid til økologiske varer. Det er nemlig ikke hvem som helst, der må pryde sine produkter med økologimærket.

Ved økologikontrollen kontrollerer tilsynsførende derfor blandt andet din mærkning og markedsføring, som omfatter tekst, illustrationer, billeder og andet materiale i markedsføring af produkterne - både på etiketten, men også hjemmesider og skilte.

Derfor er det en god idé at forholde dig til, hvordan du selv mærker produkter.

• Nedskriv din procedure for mærkning og følg den.
• Hold dig opdateret på reglerne for mærkning. Der kommer ofte supplerende regler eller ændringer, og det er dit ansvar at holde dig opdateret.
• Tilmeld dig for eksempel Fødevarestyrelsens nyhedsbrev. Så får du meldinger, når der kommer ændringer i lov og regler for mærkninger blandt andet.

 

Hva’ var det nu, jeg skulle?

Det var vores fem bedste tips til at forberede dig til økologikontrollen.

Måske er administration ikke lige din yndlingshobby, og derfor har du måske mistet pusten lidt ved al den struktur, vi foreslår i de fem tips herover.

Men den gode nyhed er, at hvis du følger vores fem anbefalinger, bliver det nemmere end nogensinde at dokumentere, at du er en haj til at håndtere økologiske varer.

Så alt i alt skal du huske:

1. Egenkontrol skal udføres på samme måde hver gang og der bør være en hovedansvarlig for egenkontrollen.
2. Sæt kalenderpåmindelser for certifikatudløb - og indhent nye i tide.
3. Notér konsekvent hvis du bruger mere eller mindre fra lageret og hold din lagerbeholdning ajour.
4. Kend og handl efter økologiregnskabets dele og faldgrupper.
5. Hold dig opdateret på reglerne for mærkning af økologiske varer.

 

Leg fødevarekontrollant for en dag

Så er det vist tid til at løfte sløret for den øvelse, vi lokkede med i introduktionen. Den går nemlig ud på, at du kan hjælpe dig selv ved at lege fødevarekontrollant for en dag.

Få en kollega til at udvælge et tilfældigt batch-nummer og gå hele vejen tilbage gennem de elementer, vi har gennemgået her.

Du kan blive klogere på, hvad en kontrollant ellers kigger efter på et besøg ved at tjekke Fødevarestyrelsens side.

Kan du finde dokumentationen frem for alle fem punkter, er du rigtig godt på vej til at være en økologikontrolstjerne.

Hvis ikke er du forhåbentlig blevet klogere. Og det er godt.

 

For selvom det kan afføde lidt mere arbejde og administration på den korte bane, tror vi på, at det udmønter sig i, at du får større ro i dine kontrolbesøg og give dig bedre styr på dokumentation i din virksomhed, så du får frigivet tid til at udvikle din forretning.

I tracezilla har vi gjort det så nemt som muligt at holde styr på dokumentationen som muligt. tracezilla er et ERP-system, der er udviklet til at automatisere mange arbejdsgange i fødevarevirksomheder.

Er du nysgerrig på, om vi kan hjælpe dig på vej til endnu lettere administration og større overblik, så er du velkommen til at give os et kald på tlf. +45 81 11 10 34 eller få os til at ringe dig op, hvis du har lyst til at høre mere.

Se hvordan andre har fået styr på handel og produktion med økologiske produkter med tracezilla:

tracezilla understøtter økologiske produktionsflows

 

Nu er økologiregnskab nemt for mikrobryggeriet

 

Hos Foodture laves økologiregnskabet automatisk