Gör din inventering på ett effektivt sätt

Börjar du svettas när det är dags att inventera lagret? Det behöver inte vara så jobbigt. Om du och ditt team har bra rutiner blir det hela mycket lättare. Här kommer fyra råd till dig som tracezilla-användare.

1) Allt eller inget

Inventering kräver fokus. Om du inte gör det på en gång, kan det bli svårt att få överblick. Om du tar många pauser och är igång med försäljnings-, inköps- eller produktionsordrar samtidigt, blir det omöjligt att hålla koll på inventeringen. Och en halvfärdig eller felaktig inventering kan ju inte användas för något.

2) Kommunikation och planering är viktigt

Det blir inte bättre att vänta med inventeringen. Men effektiv kommunikation och samspel är extremt viktigt.

Planera inventering i god tid. Du kan t.ex. skapa den som en återkommande (årlig, veckovis, kvartalsvis osv.) plan i din kalender.
Delegera huvudansvaret till en person. Denna person kan ansvara över processen och motivera andra.
Var tydlig i din kommunikation. Var säker på att alla förstår hur inventeringen är kopplat till företagets redovisning.
Inventering är inte allas favorituppgift. Gör det tydligt för alla att inventering är en team-uppgift.

3) Allt skall med

Ditt lager är alla dina varor. Så när du inventerar, ska du komma ihåg alla dina lagerplatser.

Glöm inte:

varor som ligger på externa lagerplatser eller hos en annan producent
varor du har packat för försäljning
varor under produktion. Tillverkar du produkter som tillverkar över längre tid (t.ex. vid fermentering eller liknande) ska du inventera dessa “mellanvaror” i din inventering

4) Dela inventeringen upp

När du inventerar ditt lager, är det viktigt att räkna varje varuparti. Kanske har du tre varupartier choklad som är köpt på tre olika datum och som har tre olika utgångsdatum. Därför bör du räkna dessa tre partier separat.

Kom ihåg att registrera antalet på varje enskilda varuparti.

De relevanta uppgifterna kan delas upp i tre grupper:

Spårbarhet: För att säkerställa spårbarhet, skall varje varuparti ha spår för att indikera vilket parti det gäller. Spåret kan vara lot-nummer, produktionsdatum, hållbarhetsdatum eller liknande.
Leverantör: Registrera leverantör av varje varuparti
Plats: Var ligger varorna? På ditt lager, på ett externt lager eller kanske en helt annan plats?

Lagret stämmer inte?

Om du hittar något som inte stämmer, ska du helt enkelt undersöka vad som har gått fel.

En vanlig orsak är mänskliga fel: räknefel eller oklarheter. Här är det viktigt att få koll på procedurer och processer för att undgå fler fel nästa gång.

Felet kan också komma från en försäljning som inte har registrerats. Eller kanske har du anget fel kvantiteter i dina recept och produktioner. Som alltid så är det viktigt att du får ordning på dina ordrar för att inte repetera detta fel igen.

Inventeringsöversikt i tracezilla